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eZustellung für Behörden

Im Folgenden werden Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung für Behörden als Versender und Empfänger zusammengefasst.

FAQ's für die Behörde als Versenderin

Allgemeine Fragen zur eZustellung

Ab 1.1.2020 trat das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden (§ 1a E-Government-Gesetz) in Kraft. Alle Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen (z.B. im Rahmen des Meldewesens), müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Zustellungen von bundesbehördlichen Dokumenten an Bürger/-innen und Unternehmen ermöglichen (vom Recht auf elektronischen Verkehr nicht umfasst sind Angelegenheiten, die sich nicht über den elektronischen Verkehr abwickeln lassen). Eine zentrale Rolle hat dabei die elektronische Zustellung, bei der behördliche Nachrichten sicher über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" zugestellt und abgeholt werden können.

Laut E-Government Gesetz sind alle Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, vom Recht auf elektronischen Verkehr umfasst. Somit sind auch Länder und Gemeinden im Rahmen der mittelbaren Bundesverwaltung (z.B. Meldewesen) betroffen. Bürger/-innen sowie Unternehmen können von ihrem Recht auf elektronische Kommunikation Gebrauch machen und auch eine elektronische Zustellung von Dokumenten verlangen. Die Erwartungshaltung in Bezug auf die elektronische Zustellung der Wirtschaft und der Bürger/-innen wird aber mittelfristig auch die Nicht-Bundesbehörden treffen.

Behörden profitieren von der elektronischen Zustellung durch verkürzte Verfahrenszeiten und kostengünstige Zustellungen an ihre Verfahrenspartner (Bürger/-innen, Unternehmen und weitere Behörden).

  • Die Auswahl des Zustellsystems erfolgt durch die Behörde – und nicht (wie bisher) durch die Empfängerin bzw. den Empfänger.
  • Es gibt keine gesetzliche Preisbindung für den Versand elektronischer Zustellungen mehr.
  • Kommunikationssysteme der Behörden (z.B. BK eZustellung BUND des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort) können für den Versand von nicht-nachweislichen Zustellungen genutzt werden.

Für ERV-Teilnehmer/-innen ist eine Weiterleitung in den ERV konfigurierbar.

Während das aktuelle Briefporto zumindest 80c/Zustellung (zuzüglich Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand) und das aktuell gesetzlich geregelte Entgelt (bis 30.11.2019) für elektronische Zustellungen 48c/Zustellung beträgt, wird davon ausgegangen, dass die Kosten für die elektronische Zustellung deutlich sinken werden. So betragen die Kosten für eine nicht-nachweisliche Zustellung unter Verwendung der BK eZustellungBUND aktuell 6,8c/Zustellung.

"MeinPostkorb" ist das elektronische Postfach für Bürger/-innen, Unternehmen und Behörden und zeigt elektronische Zustellungen von Behörden sowie zusätzlich Nachrichten der Finanzverwaltung zur Information an (nur für Behörden und Unternehmen, falls dies in den Einstellungen ausgewählt wurde). Der Einstieg zu "MeinPostkorb" ist für Bürger*innen im angemeldeten Bereich von oesterreich.gv.at oder in der App "Digitales Amt" und für Behörden und Unternehmen im Unternehmensserviceportal möglich.

Der Zugang zu "MeinPostkorb" kann auch durch eGovernmentportale, die ausschließlich für Mitarbeiter/-innen von Behörden das Anzeigemodul "MeinPostkorb" im Rahmen des Portalverbunds zur Verfügung stellen ("Behördenportale"), ermöglicht werden.

Das Teilnehmerverzeichnis umfasst alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfänger/-innen von elektronischen Zustellungen sind. Es kann von zustellenden Behörden und Zustellsystemen abgefragt werden, um festzustellen, ob eine Empfängerin oder ein Empfänger für die elektronische Zustellung erreichbar ist. Falls die Empfängerin oder der Empfänger nicht registriert ist oder eine Abwesenheit eingerichtet wurde, kann nur über den Postweg zugestellt werden.

Durch die Übernahme der Adressinformationen von Unternehmen aus FinanzOnline, dem elektronischen Rechtsverkehr ERV und dem Zustellkopf (dem bisherigen Verzeichnis der Teilnehmer an der elektronischen Zustellung) ins zentrale Teilnehmerverzeichnis war ab 1.12.2019 bereits eine große Anzahl von adressierbaren Empfängerinnen und Empfängern vorhanden.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der elektronischen Zustellung

Voraussetzungen sind das Vorhandensein einer Stammzahl, die Beauftragung eines Dienstleisters und die Schaffung der notwendigen technischen Voraussetzungen und Schnittstellen zur Nutzung der elektronischen Zustellung auf Seite der Behörde.

Gemäß § 6 Abs. 3 E-GovG können die im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene (ERsB) vergebene Ordnungsnummer, die Firmenbuchnummer oder die Vereinsregister-Nummer als Stammzahl verwendet werden.

Es muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Schnittstellen der Zustellspezifikation zur Nutzung der elektronischen Zustellung geschaffen bzw. angepasst und Anwendungen, die diese Schnittstellen nutzen, angepasst wurden.

Die Zustellspezifikationen in der jeweils gültigen Fassung sind auf der Webseite des BMDW publiziert, siehe https://www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/Allgemeine-Information-zur-eZustellung.html. Mögliche Umsetzungsbeispiele für Behörden sind unter "Umsetzungsbeispiele" angeführt.

Umsetzungsbeispiele

Die nachfolgenden Szenarien sind als Umsetzungsbeispiele zu verstehen, um die Nutzung der neuen elektronischen Zustellung zu illustrieren. In konkreten Anwendungsfällen von Behörden können auch weitere Umsetzungsszenarien zum Einsatz kommen.

Dabei übergibt eine Behörde alle Zustellungen an einen geeigneten Dienstleister, der ein Service zur "Dualen Zustellung" anbietet. Durch Nutzung dieser Dualen Zustellung wird je Zustellung abgefragt, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist. Falls sie bzw. er zur eZustellung registriert ist, erhält sie bzw. er die Zustellung elektronisch über ein an die Duale Zustellung angebundenes Zustellsystem. Falls nicht, erfolgen der Ausdruck und der postalische Versand durch die Duale Zustellung.

Dabei fragt die versendende Behörde bzw. das jeweilige Verfahren das Teilnehmerverzeichnis selbstständig ab, um zu ermitteln, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist. Falls die Empfängerin bzw. der Empfänger zur eZustellung registriert ist, übergibt die versendende Behörde die Zustellung an das Zustellsystem, mit dem die Behörde entsprechende Leistungsvereinbarungen getroffen hat. Falls nicht, erfolgen der Ausdruck und der postalische Versand durch die Behörde oder einen Dienstleister der Behörde.

Die technische Umsetzung der Abfrage des Teilnehmerverzeichnisses erfolgt durch Implementierung der ZUSETNVZ Spezifikation.

FAQs für die Behörde als Empfängerin

siehe auch Fragen in "FAQs für Unternehmen"

Allgemeine Fragen zum Empfang elektronischer Zustellungen

Seit 1.12.2019 sind alle im Teilnehmerverzeichnis vorhandenen Empfängerinnen und Empfänger für die elektronische Zustellung adressierbar. Trifft ab diesem Zeitpunkt eine elektronische Zustellung ein, wird die Teilnehmerin/der Teilnehmer per E-Mail an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte(n) Verständigungsadresse(n) darüber informiert.

Die Registrierung am Teilnehmerverzeichnis wurde entweder durch die Behörde selbst durchgeführt oder sie besteht auf Grund der Übernahme der Adressinformationen aus FinanzOnline, dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) oder dem Zustellkopf (dem vor 1.12.2019 verwendeten Verzeichnis der Teilnehmer an der elektronischen Zustellung). Siehe betreffend Details auch "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Ist die Nutzung der elektronischen Zustellung vom Versender der Zustellung noch nicht umgesetzt oder eignet sich die Zustellung nicht für den elektronischen Versand, erfolgt die Zustellung weiterhin postalisch.

Zustellungen erfolgen außerdem weiterhin postalisch, wenn sie in einem Zeitraum erfolgen, für den im Teilnehmerverzeichnis die Abwesenheit des Empfängers durch den Postbevollmächtigten der Behörde eingetragen wurde.

Hat die versendende Behörde versucht, eine Zustellung in einem Dateiformat zu übermitteln, das vom Empfänger nicht verarbeitet werden kann (Einstellungen in "MeinPostkorb" bzw. weitere Einschränkungen bei aktiver ERV Weiterleitung), kann diese Zustellung nicht elektronisch erfolgen und findet daher ebenfalls postalisch statt.

Behörden als Empfänger von Zustellungen anderer Behörden können sich seit 1.1.2020 auch auf das Recht auf elektronischen Verkehr gemäß § 1a E Government-Gesetz berufen. Dadurch haben Behörden nicht nur die Pflicht zum Versand, sondern auch umgekehrt das Recht auf elektronischen Empfang von elektronischen Zustellung. Sobald eine Behörde für die elektronische Zustellung registriert ist, sollte daher der Empfang von Dokumenten von Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen, elektronisch erfolgen können.

Da noch mit Anpassungen an den Behördensystemen zu rechnen ist, kann es vorkommen, dass versendende Behörden noch nicht elektronisch zustellen.

Das Teilnehmerverzeichnis ermöglicht der versendenden Behörde das Auslösen eines Avisos einer Zustellung an Empfänger, die noch nicht zur elektronischen Zustellung registriert sind.

Mit dem Aviso wird eine bevorstehende Zustellung angekündigt. Die Empfängerin oder der Empfänger wird im Rahmen des Avisos darauf hingewiesen, dass die Zustellung postalisch erfolgen wird, er oder sie diese aber stattdessen auch elektronisch erhalten kann, falls er oder sie sich vor dem Versand zur elektronischen Zustellung registriert. Für die nächsten Schritte zu Registrierung siehe Anmeldung zur elektronischen Zustellung.

Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Zustellungen

Um als Behörde ab 1.12.2019 elektronische Zustellungen empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Stammzahl
Für die Nutzung der eZustellungNEU als Empfängerin ist eine Stammzahl notwendig. Als Stammzahl ist gemäß § 6 Abs. 3 E-GovG die

  • Firmenbuchnummer,
  • die ZVR-Nummer oder
  • die im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene vergebene Ordnungsnummer

zu verwenden.

  • USP-Konto und Postbevollmächtigter
    Zur Nutzung des elektronischen Postfachs "MeinPostkorb" muss die Behörde über ein USP-Konto und zumindest eine/n USP-Anwenderin bzw. USP-Anwender mit der Rolle "Postbevollmächtigter" verfügen.
  • Registrierung am Teilnehmerverzeichnis
    Um als empfangende Behörde an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können, muss eine Registrierung am Teilnehmerverzeichnis vorgenommen werden. Siehe dazu auch die Frage "Wie kann ich mich für das Teilnehmerverzeichnis registrieren?"

Hinweis: Die Bereitstellung von "MeinPostkorb" für die Abholung von Nachrichten ist auch mittels Portalverbund-Einbindung für Behördenportale geplant.

Für Behörden bestehen folgende Möglichkeiten zur Anmeldung am USP:

  1. Erstmalige Anmeldung (Selbstbenennung) am USP mittels Bürgerkarte oder Handysignatur.
  2. Erstmalige Anmeldung (Selbst- oder Fremdbenennung) am USP durch den FinanzOnline (FON) Supervisor.
  3. Manueller Anmeldeprozess über das USP Service Center.

Weiterführende Informationen können dem "White Paper: eZustellungNEU für Behörden", siehe auch https://www.bmdw.gv.at/eZustellungNEU, entnommen werden.

Um auch nachweisliche elektronische Zustellungen abholen zu können, muss die Authentifizierung am USP mittels Handysignatur oder Bürgerkarte erfolgen. Nicht-nachweisliche Zustellungen können auch bei Authentifizierung am USP mittels FinanzOnline- bzw. USP-Kennung abgeholt werden. Informationen zur Anmeldung einer Handysignatur finden Sie unter www.handy-signatur.at. Informationen zur Bürgerkarte finden Sie unter www.buergerkarte.at.

Der USP-Postbevollmächtigte kann elektronische Zustellungen, die an die Behörde zugestellt wurden, abholen. Es handelt sich dabei um eine Rolle, die einzelnen Personen über das USP (im Administrationsbereich des Portals) zugeordnet und wieder entzogen werden kann. Die Rollenzuordnung erfolgt durch den USP Administrator der Behörde.

Über den Administrationsbereich des USP kann durch den USP-Administrator eingesehen werden, wer die Rolle des Postbevollmächtigten der Behörde zugewiesen hat.

Anmeldung zur elektronischen Zustellung

Die Anmeldung zur elektronischen Zustellung erfolgt ab 1.12.2019 durch den/die Postbevollmächtigte(n) über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" im Unternehmensserviceportal (USP, usp.gv.at).

Dafür ist eine Registrierung im Unternehmensserviceportal notwendig. Für Behörden bestehen folgende Möglichkeiten zur Anmeldung am USP:

  • Erstmalige Anmeldung (Selbstbenennung) am USP mittels Bürgerkarte oder Handysignatur.
  • Erstmalige Anmeldung (Selbst- oder Fremdbenennung) am USP durch den FinanzOnline (FON) Supervisor.
  • Manueller Anmeldeprozess über das USP Service Center.

Weiterführende Informationen können dem "White Paper: eZustellungNEU für Behörden", siehe auch https://www.bmdw.gv.at/eZustellungNEU, entnommen werden.

Dann kann die Behörde die Vorteile der elektronischen Zustellung nicht nützen und erhält behördliche Dokumente weiterhin postalisch.

Allgemeine Fragen zu "MeinPostkorb"

"MeinPostkorb" ist das elektronische Postfach für Bürger/-innen, Unternehmen und Behörden und zeigt elektronische Zustellungen von Behörden sowie zusätzlich Nachrichten der Finanzverwaltung zur Information (für Behörden und Unternehmen; falls in den Einstellungen aktiviert) an. Der Einstieg zu "MeinPostkorb" ist im angemeldeten Bereich im Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) für Postbevollmächtigte möglich.

Hinweis: Die Bereitstellung von "MeinPostkorb" für die Abholung von Nachrichten ist auch mittels Portalverbund-Einbindung für Behördenportale geplant.

In "MeinPostkorb" werden alle nachweislichen und nicht-nachweislichen Zustellungen von Behörden an den Empfänger, die mittels eines zugelassenen Zustelldiensts oder eines Kommunikationssystems einer Behörde versendet wurden, angezeigt.

Nachrichten der Finanzverwaltung werden (nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen) zur Information in "MeinPostkorb" angezeigt. In den Einstellungen kann die Anzeige der Nachrichten der Finanzverwaltung für Behörden und Unternehmen in "MeinPostkorb" deaktiviert werden.

Zur berücksichtigen ist auch, dass die Anzeige von Nachrichten vom Authentifizierungslevel des jeweiligen Nutzers am aufrufenden Portal (z.B. USP) abhängig ist:

  • Anmeldung mit Handysignatur oder Bürgerkarte: es werden alle Zustellungen (nachweisliche und nicht nachweisliche Zustellungen) angezeigt.
  • Anmeldung mittels FinanzOnline-/USP-Kennung: nur nicht-nachweisliche Zustellungen
  • Anmeldung mit Benutzername und Passwort des Portals: nur nicht-nachweisliche Zustellungen der Behörde, die das Portal betreibt.

Hinweis: Ist die Vorhaltedauer der Nachricht überschritten, wird sie automatisch gelöscht und ist daher auch nicht mehr in "MeinPostkorb" verfügbar. Siehe dazu auch die Frage "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?"

Sie werden über jede neue Zustellung per E-Mail an die Verständigungsadresse(n), die in Ihrem Zustellprofil in "MeinPostkorb" hinterlegt sind, informiert.

Verständigungen zu neu eingelangten nachweislichen Zustellungen erhalten Sie unmittelbar beim Eintreffen dieser Zustellungen in "MeinPostkorb". Sollte die nachweisliche Zustellung nach 48 Stunden noch nicht abgeholt worden sein, erhalten Sie eine weitere Verständigung. Verständigungen zu nicht-nachweislichen Zustellungen erhalten Sie nach Eintreffen der Zustellung in "MeinPostkorb".

In den Einstellungen zu "MeinPostkorb" können Sie angeben, dass Sie für nicht-nachweisliche Zustellungen nur eine Sammelverständigung am Ende des Tages erhalten wollen.

Hinweis: Über neue Nachrichten der Finanzverwaltung in Ihrer FinanzOnline Databox werden Sie weiterhin durch FinanzOnline und nicht durch "MeinPostkorb" informiert.

Die Verständigungsadresse kann in den Einstellungen von "MeinPostkorb" geändert werden. Es ist auch möglich, mehrere Verständigungsadressen zu hinterlegen. Benachrichtigungen erfolgen jeweils an alle hinterlegten Verständigungsadressen. Nach dem Hinzufügen einer neuen Verständigungsadresse erhalten Sie ein E-Mail mit einem Verifikationslink. Durch einen Klick auf diesen Verifikationslink wird diese E-Mail Adresse für Verständigungen aktiviert.

Ja, über die Einstellungen in "MeinPostkorb" kann der USP-Postbevollmächtigte E-Mail-Adressen zur Verständigung von neuen Nachrichten in "MeinPostkorb" hinzufügen. Es erfolgt der Versand eines Verifikationslinks an die neu eingegebene Adresse, der bestätigt werden muss. Eine Verständigung erfolgt anschließend an alle hinterlegten E-Mail-Adressen.

Überprüfen Sie bitte den SPAM-Ordner Ihres E-Mail Kontos. Sollte das erwartete E-Mail mit dem Verifikationslink auch nach einiger Zeit nicht eintreffen, können Sie in den Einstellungen zu "MeinPostkorb" die Korrektheit der eingegebenen E-Mail-Adresse überprüfen und sich den Verifikationslink erneut zusenden lassen.

Nachweisliche Nachrichten entsprechen den postalischen RSa/RSb-Briefen. Der Versender erhält einen Zustellnachweis darüber, wann Sie die Nachricht tatsächlich angenommen haben oder die Abholfrist abgelaufen ist und die Nachricht nicht abgeholt wurde.

Nicht-nachweisliche Nachrichten sind vergleichbar mit "Fensterkuvert-Sendungen". Diese Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in "MeinPostkorb" für Sie verfügbar sind. Der Versender erhält in diesem Fall keinen Zustellnachweis.

Hinweis:

In "MeinPostkorb" ist die Art und Weise, wie Sie sich am Portal angemeldet haben für die Anzeige und Abholung von nachweislichen bzw.nicht nachweislichen Zustellungen entscheidend: Wer sich mit Handysignatur oder Bürgerkarte angemeldet hat, erhält sämtliche nachweislichen und nicht nachweislichen elektronischen Zustellungen angezeigt. Haben Sie sich mittels Finanz-Online- oder USP (Unternehmensserviceportal)-Kennung angemeldet, werden ausschließlich nicht-nachweisliche Zustellungen angezeigt.

Nachweisliche Nachrichten gelten am ersten Werktag nach Übermittlung der Verständigung und in jedem Fall bei der Abholung über "MeinPostkorb" als zugestellt. Nicht-nachweisliche Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in "MeinPostkorb" für Sie verfügbar sind.

Als abgeholt gelten Nachrichten jedenfalls dann, wenn Sie in Ihr elektronisches Postfach einsteigen und Ihnen die Liste Ihrer Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt wird.

Eine direkte Anbindung eines E-Mail-Programms (z.B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail etc.) ist nicht möglich, allerdings können die Zustellungen über die Funktion "weiterleiten" in der Nachrichtendetailansicht von "MeinPostkorb" durch die Benutzerin oder den Benutzer an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (inklusive allfälliger Attachments).

Des Weiteren gibt es für Unternehmen und Behörden die Möglichkeit, Zustellungen über eine Webserviceschnittstelle abzurufen und in ihre eigenen Softwarelösungen zu übernehmen. Details zur automatischen Abholung und deren Einrichtung sind im USP unter https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/laufender_betrieb/330064.html verfügbar.

Nachweisliche Nachrichten müssen innerhalb von zwei Wochen abgeholt werden und stehen ab der Abholung für weitere acht Wochen in "MeinPostkorb" zur Verfügung. Nicht nachweisliche Nachrichten stehen 70 Tage in "MeinPostkorb" zur Abholung zu Verfügung.

Alle Nachrichten werden nach Ablauf der jeweiligen Fristen aus "MeinPostkorb" gelöscht.

Hinweis: Falls Sie Nachrichten länger aufbewahren möchten, können diese z.B. auf Ihrem Computer gespeichert oder an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Es ist nicht notwendig, dass Empfänger/-innen spezielle Adressinformationen zur elektronischen Zustellung an Behörden mitteilen.

Behörden, die elektronisch zustellen, können ab 1.12.2019 das Teilnehmerverzeichnis abfragen, in dem alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfänger von elektronischen Zustellungen sein können, registriert sind.

Für das Postfach in "MeinPostkorb" ist kein Größenlimit vorgesehen. Bitte beachten Sie aber die Vorhaltedauern von Nachrichten. Siehe auch "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?"

Allgemeine Fragen zum Teilnehmerverzeichnis

Das Teilnehmerverzeichnis umfasst alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfänger/-innen von elektronischen Zustellungen sein können.

Es kann von zustellenden Behörden und Zustellsystemen abgefragt werden, um festzustellen, ob eine Empfängerin oder ein Empfänger für elektronische Zustellung erreichbar ist oder nicht, beispielsweise weil eine Abwesenheit für einen Empfänger hinterlegt ist.

Das Teilnehmerverzeichnis enthält darüber hinaus die Angaben des Empfängers, welche Dateitypen sie oder er verarbeiten kann und die Verständigungs-E-Mail Adressen, über die sie oder er bei neuen Zustellungen verständigt wird.

Falls die Empfängerin oder der Empfänger nicht registriert ist, eine Abwesenheit eingerichtet wurde  oder eine Zustellung in einem von der Empfängerin oder dem Empfänger nicht verarbeitbaren Dateiformat versucht wird, kann nur über den Postweg zugestellt werden.

Ab 1.12.2019 erfolgt die Registrierung zum Teilnehmerverzeichnis durch den jeweiligen Postbevollmächtigten über das elektronische Postfach "MeinPostkorb", zugänglich für Behörden über das Unternehmensserviceportal (USP).

Hinweis: Es erfolgen auch Übermittlungen von Adressinformationen aus anderen Systemen an das Teilnehmerverzeichnis. Die so übermittelten Teilnehmer/-innen werden dadurch automatisch am Teilnehmerverzeichnis zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung registriert. Siehe Abschnitt "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis

Seit 1.7.2019 werden Teilnehmer von FinanzOnline, die Unternehmen im Sinne des § 3 Z 20 des Bundesgesetzes über die Bundesstatistik - Bundesstatistikgesetz 2000, BGBl. I Nr. 163/1999 sind und nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben, und Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) automatisch an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt.

Seit diesem Zeitpunkt können die jeweiligen Postbevollmächtigten die Registrierungsinformationen am Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" im Unternehmensserviceportal überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Die betroffenen Unternehmen und Behörden werden mittels Schreiben, die in die Databox von FinanzOnline bzw. den ERV zugestellt werden, über deren Registrierung am Teilnehmerverzeichnis informiert.

Alle Registrierungen am Teilnehmerverzeichnis werden ab 1.12.2019 im Rahmen der elektronischen Zustellung berücksichtigt.

Bereits davor vorliegende Registrierungen, die aus anderen Systemen (FinanzOnline und ERV) übermittelt wurden, wurden ebenfalls erst ab 1.12.2019 im Rahmen der elektronischen Zustellung berücksichtigt. Diese Einträge konnten aber bereits vor 1.12.2019 durch die jeweiligen Postbevollmächtigten überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Bei allen übermittelten FinanzOnline-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können. Weiters wurde überprüft, ob eine E-Mail-Adresse für Verständigungen in FinanzOnline hinterlegt ist und die elektronische Zustellung gem. BAO aktiviert ist.

Nur falls alle Überprüfungen erfolgreich durchgeführt werden können, werden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und die Behörde zum Empfang nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.

Bei allen übermittelten ERV-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können und für den jeweiligen ERV-Code genau eine Stammzahl definiert ist. Nur in diesem Fall wurden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und die Behörde zum Empfang nachweislicher und nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.

Es wird laufend an der Verbesserung der Datenqualität der relevanten Adressinformationen gearbeitet. Aufgrund dieser Verbesserungsmaßnahmen können weitere Zuordnungen im oben stehenden Sinne hergestellt und somit weitere Kopplungen herbeigeführt werden. Sofern für Sie die Zuordnung durchgeführt werden konnte, werden Sie automatisch gekoppelt und erhalten im Wege des ERV ein entsprechendes Informationsschreiben.

Bitte beachten Sie auch, dass Sie der Übermittlung Ihrer Adressinformationen an das Teilnehmerverzeichnis und damit der Kopplung jederzeit widersprechen können.

Hinweis: Für alle ERV-Teilnehmer/-innen, die erfolgreich am Teilnehmerverzeichnis registriert werden konnten, wird initial die Weiterleitung aller Nachrichten in den ERV aktiviert. Siehe auch Abschnitt "Weiterleitung in den ERV".

Wenn die Behörde bereits vor 1.12.2019 bei einem Zustelldienst für die elektronische Zustellung registriert war, werden diese Daten mit Inbetriebnahme der elektronischen Zustellung am 1.12.2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Die Behörde bleibt damit auch nach der Inbetriebnahme für die elektronische Zustellung von nachweislichen und nicht nachweislichen Nachrichten erreichbar.

Hinweise: Die Abholung der elektronischen Zustellungen kann seit 1.12.2019 ausschließlich über "MeinPostkorb" oder (falls so konfiguriert) den Elektronischen Rechtsverkehr erfolgen. Vor dem 1.12.2019 bestehende Benutzeroberflächen der Zustelldienste wurden mit diesem Datum deaktiviert. Beachten Sie bitte ebenfalls, dass die Zustelldienste teilweise Möglichkeiten zur längeren Aufbewahrung von Zustellungen angeboten haben. Mit 1.12.2019 werden die Aufbewahrungsfristen für alle Nachrichten in "MeinPostkorb", unabhängig vom Zustelldienst, harmonisiert. Siehe Frage "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?"

Nein, für jede STAMMZAHL erfolgt genau ein Eintrag am Teilnehmerverzeichnis. Das bedeutet, dass jede übernommene Behörde nur einen Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erhält, unabhängig davon aus wie vielen anderen Systemen Daten zu dieser Behörde an das Teilnehmerverzeichnis gemeldet wurden und unabhängig davon, mit welchen Ordnungsbegriffen die Behörde in diesen Systemen geführt wurde. So wird beispielsweise für eine Behörde nur ein Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erstellt, auch wenn die Behörde mehrere Steuernummern in FinanzOnline hat oder Teilnehmer in FinanzOnline und im ERV ist.

Sollten aus unterschiedlichen Systemen unterschiedliche Verständigungsadressen übermittelt werden, so werden alle diese Verständigungsadressen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Die Verständigungen erfolgen somit an alle diese Adressen, sofern diese nicht durch den Postbevollmächtigten angepasst werden.

System / Zustellqualität

FinanzOnline / Nicht-nachweisliche

ERV / Nachweislich

bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst / Nachweislich

bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Kommunikationssystem einer Behörde / Nur nicht-nachweisliche Zustellungen des Kommunikationssystems

Erfolgt eine Übermittlung von Adressinformationen einer Behörde sowohl aus FinanzOnline als auch einem anderen System (ERV, bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst oder Kommunikationssystem einer Behörde), so wird die Behörde zum Empfang der jeweils "höchstwertigen" Zustellqualität registriert.

Hinweis: Konnte ein ERV-Code der Stammzahl der Behörde zugeordnet werden, wurde initial die Weiterleitung aller Nachrichten an die Stammzahl in den ERV aktiviert. Diese Weiterleitung in den ERV kann durch den Postbevollmächtigten in "MeinPostkorb" deaktiviert werden.

Wenn die Behörde ein Schreiben über die erfolgte Übernahme in die FinanzOnline Databox erhalten hat, ist sie ab 1.12.2019 für die elektronische Zustellung von nicht-nachweislichen Nachrichten erreichbar.

Sie sollten daher folgende Punkte überprüfen:

Hat die Behörde Zugang zu "MeinPostkorb"?
Im Falle des USP bedeutet dies:

  • Hat Ihre Behörde Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP)? Wenn nein, muss sich Ihre Behörde für den Zugang zum Unternehmensserviceportal registrieren oder über ein entsprechendes Behördenportal, das "MeinPostkorb" im Rahmen des Portalverbunds anbindet, verfügen.
  • Ist die Rolle des Postbevollmächtigten für Ihre Behörde vergeben? Wenn nein, muss diese Rolle im USP vergeben werden, um Nachrichten in "MeinPostkorb" lesen zu können. Siehe "Rechtevergabe in USP".

Falls Ihre Behörde einen Zugang zu "MeinPostkorb" mittels Portalverbund nutzt, wenden Sie sich bitte an die dafür zuständigen Kollegen in Ihrer Behörde.

  1. Sind die Verständigungsadressen aktuell? Im USP kann unter "MeinPostkorb" – Einstellungen eingesehen werden, welche E-Mailadressen für Verständigungen bei neu eintreffenden elektronischen Zustellungen herangezogen werden. Diese können dort auch aktualisiert werden.

Damit die Behörde zukünftig elektronische Zustellungen erhalten kann, muss sie die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Siehe dazu "Anmeldung zur elektronischen Zustellung". Andernfalls erhalten Sie die Zustellungen weiterhin postalisch.

Wenn Sie ein Schreiben über die erfolgte Übernahme im ERV erhalten haben, sind sie ab 1.12.2019 für die elektronische Zustellung von nachweislichen Nachrichten erreichbar. Außerdem wurde die Voreinstellung für die Weiterleitung aller elektronischer Zustellungen an den ERV automatisch gesetzt.

Wenn Sie mit der Weiterleitung aller nachweislichen elektronischen Zustellungen an den ERV einverstanden sind, sind keine weiteren Schritte Ihrerseits notwendig.

Weiterleitung in den ERV

Die "Weiterleitung in den ERV" bedeutet, dass ab 1.12.2019 alle elektronischen Zustellungen lt. ZustG an den ERV-Code des Empfängers weitergeleitet werden. Die betreffenden Nachrichten können nur im ERV abgeholt werden. Eine Abholung von Nachrichten in "MeinPostkorb" ist bei aktivierter "Weiterleitung in den ERV" nicht möglich.

Eine "Weiterleitung in den ERV" ist nur für jene Teilnehmer an der eZustellung möglich, die aus dem ERV übernommen wurden. Siehe auch Abschnitt "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Generell erfolgt die Adressierung durch die versendende Behörde:

  • Erfolgt die Adressierung an eine natürliche Person, erfolgt die Anzeige der Zustellung im Bürgerserviceportal oesterreich.gv.at oder der App "Digitales Amt". Eine Weiterleitung derartiger Zustellungen in den ERV erfolgt nicht.
  • Erfolgt die Adressierung an ein Unternehmen, für das die Weiterleitung in den ERV aktiviert ist, so werden ALLE Zustellungen an das Unternehmen in den ERV weitergeleitet.

Achtung: Nachrichten der Finanzverwaltung, die in die Databox von FinanzOnline zugestellt werden und die zur Information im Anzeigemodul angezeigt werden können, werden NICHT in den ERV weitergeleitet.

Nein, Zustellungen an natürliche Personen ("an die Bürgerin oder den Bürger") werden NICHT in den ERV weitergeleitet.

Die automatische Einrichtung der Weiterleitung in den ERV erfolgt dann, wenn eine eindeutige Zuordnung zwischen ERV-Code und Stammzahl des Unternehmens im Zuge der Übermittlung der Adressinformationen des ERV-Teilnehmers an das Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung hergestellt werden konnte: der ERV-Code muss genau einer Stammzahl zugeordnet werden können und für die Stammzahl darf genau ein ERV-Code existieren.

Es wird auch laufend an der Verbesserung der Datenqualität der relevanten Adressinformationen gearbeitet. Aufgrund dieser Verbesserungsmaßnahmen können weitere Zuordnungen im obenstehenden Sinne hergestellt und somit weitere Kopplungen herbeigeführt werden. Sofern für ein Unternehmen die Zuordnung durchgeführt werden konnte, wird dieses automatisch zur Weiterleitung von Nachrichten in den ERV gekoppelt und erhalten im Wege des ERV ein entsprechendes Informationsschreiben.

Hinweis: Der Übermittlung der Adressinformationen aus dem ERV kann durch das Unternehmen jederzeit widersprochen werden.

Sofern für ein Unternehmen eine Weiterleitung in den ERV eingerichtet ist, gelten nur die Abwesenheiten aus dem ERV. Allfällige eingetragene Abwesenheiten aus "MeinPostkorb" werden nicht berücksichtigt.

ALLE übermittelten Verständigungsadressen werden beim Teilnehmer der elektronischen Zustellung hinterlegt. Das bedeutet, dass Verständigung an alle eingetragenen Verständigungsadressen übermittelt werden. Die Verständigungsadressen können in "MeinPostkorb" unter "Profileinstellungen" angepasst werden.

Die Zustellqualität (nachweislich, nicht-nachweislich), zu der ein Teilnehmer der eZustellung erreichbar ist, ist (auch) abhängig von dem System, von dem die Adressinformationen übermittelt wurden. Aus FinanzOnline übernommene Teilnehmer/-innen werden zur nicht-nachweislichen Zustellung registriert. Teilnehmer*innen, die aus dem ERV oder einem Zustelldienst übernommen wurden, werden zur nachweislichen Zustellung registriert.

Teilnehmer, die aus mehreren Systemen übernommen wurden, werden zur "höchstwertigen" Zustellung registriert.

Für Teilnehmer, die aus dem ERV übernommen wurden, wird initial die Weiterleitung in den ERV eingerichtet.

Die Weiterleitung von Zustellungen an den ERV kann in den Einstellungen zu "MeinPostkorb" deaktiviert werden. Diese Einstellung ist nur für Postbevollmächtigte von ERV-Teilnehmern verfügbar. Die Behörde bleibt dabei für elektronische Zustellungen erreichbar. Der Postbevollmächtigte kann die Nachrichten in "MeinPostkorb" abrufen. Siehe auch Abschnitt "Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Zustellungen".

Ein Widerspruch zur Übernahme der Daten aus dem ERV ins Teilnehmerverzeichnis ist im ERV möglich. Wurden die Daten des ERV-Teilnehmers ausschließlich vom ERV an das Teilnehmerverzeichnis übergeben, erfolgt damit eine vollständige Löschung des Eintrags im Teilnehmerverzeichnis. Der ERV-Teilnehmer ist anschließend nur mehr für ERV-Nachrichten und nicht mehr für die elektronische Zustellung außerhalb des ERV erreichbar. Wurden die Daten auch von einem anderen Vorsystem an das Teilnehmerverzeichnis übergeben (beispielsweise aus FinanzOnline), wird durch den Widerspruch ausschließlich die Weiterleitung von elektronischen Zustellungen an den ERV deaktiviert. Die Erreichbarkeit für elektronische Zustellungen außerhalb des ERV bleibt erhalten. Diese können direkt in "MeinPostkorb" abgerufen werden.

Rechtevergabe in USP

Der USP-Administrator kann über die USP-Administration im Rahmen der Verfahrensrechteverwaltung einzelnen USP-Benutzern die Rolle "Postbevollmächtigter" zuweisen. Diese Rolle ermächtigt den USP-Benutzer zum Aufruf und Einstieg in das elektronische Postfach "MeinPostkorb" und somit zur Abholung von Zustellungen an die Behörde.

Die Benutzer/-innen mit der Rolle "Postbevollmächtigter" bekommen alle Zustellungen in "MeinPostkorb" angezeigt.

Der Postbevollmächtigte, der eine nachweisliche Zustellung erstmals angezeigt bekommt, übernimmt somit die Nachricht. Er wird im Zustellnachweis als Übernehmer angeführt.

Der USP-Administrator kann über die USP-Administration im Rahmen der Verfahrensrechteverwaltung dem USP-Benutzer die Rolle "Postbevollmächtigter" entziehen. Wenn Sie die automatische Abholung eingerichtet haben, stellen Sie bitte sicher, dass der Benutzer, dem Sie die Rolle entziehen wollen, nicht als Abholer für die automatisierte Abholung von Nachrichten in "MeinPostkorb" eingetragen ist.

Nein, sie bleiben erhalten und müssen durch den USP-Administrator entfernt werden.

Vertretungsmanagement

Der im Unternehmensserviceportal (USP) eingetragene USP-Administrator kann mehrere Postbevollmächtigte über die USP-Administration definieren. Alle USP-Benutzer/-innen mit der Rolle "Postbevollmächtigter" haben Zugriff auf "MeinPostkorb" und somit auf die elektronischen Zustellungen.

Für den Fall, dass keine weitere Person den elektronischen Zugang hat, kann der Postbevollmächtigte der Behörde die Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis eintragen (unter "MeinPostkorb" – Einstellungen – Abwesenheiten, dort unter Angabe von Beginn und voraussichtlicher Dauer der Abwesenheit, maximal 28 Tage). Beachten Sie, dass in diesen Abwesenheitszeiten Ihre Behörde nicht für elektronische Zustellungen erreichbar ist und daher Zustellungen in dieser Zeit wieder postalisch erfolgen.

Ist der Empfang von elektronischen Zustellungen für einen Zeitraum nicht möglich, weil z.B. alle Postbevollmächtigten der Behörde abwesend sind, kann diese Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt werden. Dazu wird in den Einstellungen von "MeinPostkorb" die entsprechende Anwesenheit mit Beginn und Dauer eingetragen. In dieser Zeit erfolgt keine elektronische Zustellung.

Frägt ein Versender in dieser Zeit das Teilnehmerverzeichnis ab, so wird die Behörde (der Empfänger) als nicht elektronisch adressierbar zurückgegeben. Eine etwaige Zustellung erfolgt in dieser Zeit postalisch. Endet die Abwesenheit der/des Postbevollmächtigten früher als geplant, kann das Ende einer Abwesenheit jederzeit angepasst werden, sodass eine elektronische Zustellung auch früher als angegeben wieder möglich ist.

Datenänderung

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses werden mit den Informationen aus dem Unternehmensregister abgeglichen. Eine Namens- oder Adressänderung muss über die zugrundeliegenden Register (z.B. Firmenbuch, zentrales Vereinsregister, Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) erfolgen. Eine zusätzliche Meldung bei der elektronischen Zustellung ist nicht notwendig.

Die Daten über den Behördensitz werden über das Unternehmensregister abgeglichen. Eine Adressänderung muss über die zugrundeliegenden Register (z.B. Firmenbuch, zentrales Vereinsregister, Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) erfolgen. Eine zusätzliche Meldung bei der elektronischen Zustellung ist nicht notwendig.

Sie können in den Einstellungen von "MeinPostkorb" Ihre Verständigungs-E-Mail-Adressen ändern. Nach der Hinterlegung einer neuen E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit Verifizierungslink. Erst nach Bestätigung dieses Links ist Ihre neue E-Mail-Adresse gültig und wird für Verständigungen verwendet.

Prüfen Sie in Ihrem E-Mail-Programm, ob die Aktivierungs-E-Mail in Ihren SPAM-Ordner verschoben wurde. Prüfen Sie, ob es eventuell bei der Eingabe der Verständigungs-E-Mail-Adresse zu einem Tippfehler gekommen ist und fügen Sie die E-Mail-Adresse bei Bedarf erneut hinzu. Falls diese Maßnahmen das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den USP-Support unter (+43) 1 50 233 733 oder über das Kontaktformular auf www.usp.gv.at.

Abmeldung

Eine Abmeldung ist über die Einstellungen in "MeinPostkorb" möglich. Eine Abmeldung ist nur möglich, wenn alle Nachrichten gelesen wurden. Mit der Abmeldung werden alle Nachrichten unwiederbringlich gelöscht.

Bestehende Nachrichten werden unwiederbringlich gelöscht. Die Behörde erhält dann behördliche Dokumente nicht mehr elektronisch und kann daher von den Vorteilen der elektronischen Zustellung nicht profitieren. Falls Sie auch Nutzer der Databox in FinanzOnline sind, können Sie Nachrichten der Finanzverwaltung weiterhin über die Databox empfangen.

Ja, diese Möglichkeit besteht. Für Behörden ist aber zu unterscheiden, ob sie aufgrund ihrer Einstufung als Unternehmen oder aus eigenem Verlangen an der elektronischen Zustellung teilnehmen.

Agiert die Behörde als Unternehmen, ist die Abmeldung von der elektronischen Zustellung gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG nur zulässig, falls das Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist. Ein Textvorschlag für eine entsprechende Abmeldung ist in Abschnitt "Abmeldung Unternehmen aufgrund Unterschreiten der Umsatzsteuergrenze", angeführt.

Agiert die Behörde nicht als Unternehmen kann sie sich gemäß §28b Abs. 6 ZustG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelden. Ein Textvorschlag für eine entsprechende Abmeldung ist in Abschnitt "Allgemeine schriftliche Abmeldung" angeführt.

Die schriftliche Abmeldung richten Sie bitte an:

Bundesrechenzentrum GmbH z.Hd. USP-SC, Zimmer D108, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien

Sehr geehrte Damen und Herren!

Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter bzw. Postbevollmächtigter des Unternehmens

Unternehmensbezeichnung:
Unternehmenssitz:
Postleitzahl:
Ort:
Firmenbuchnummer oder ERsB-Nummer (falls bekannt):
Kontaktinformationen für allfällige Rückmeldungen (Telefon oder E-Mail-Adresse):

dieses gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelde, da das genannte Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist.

Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und das Unternehmen über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß §28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul "MeinPostkorb" die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen.

Mit freundlichen Grüßen

<eigenhändige Unterschrift>

Beilage: Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, auf dem die Unterschrift erkennbar ist.

Sehr geehrte Damen und Herren!

Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter, bzw.. Postbevollmächtigter der Behörde

Bezeichnung:
Adresse:
Postleitzahl:
Ort:
ERsB-Nummer:
Kontaktinformationen für allfällige Rückmeldungen (Telefon oder E-Mail-Adresse):

diese gemäß §28b Abs. 6 ZustG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelde.

Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und die Behörde über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß §28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul "MeinPostkorb" die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen.

Mit freundlichen Grüßen

<eigenhändige Unterschrift>

Beilage: Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, auf dem die Unterschrift erkennbar ist.

Benutzeroberfläche "MeinPostkorb"

In der Nachrichtenübersicht (entspricht dem Posteingang Ihres elektronischen Postfachs "MeinPostkorb") werden alle Nachrichten angezeigt, die an Ihre Behörde zugestellt wurden. Sie werden per E-Mail an Ihre hinterlegten Verständigungsadressen benachrichtigt, wenn eine neue Nachricht eingetroffen ist.

Durch Klick auf eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht im Posteingang öffnet sich die Detailansicht einer Nachricht und Sie können weitere Informationen zur Nachricht einsehen und etwaige Dokumente herunterladen.

Über die Funktion "wiederherstellen" können in den Papierkorb verschobene Nachrichten wiederhergestellt werden.

Nein, das ist nicht möglich.

Mögliche Ursache ist, dass die Nachricht bereits gelöscht wurde, beispielsweise weil die Nachrichten verfallen sind (bei nachweislichen Nachrichten nach der zweiwöchigen Abholfrist und nach Ablauf der weiteren acht Wochen bzw. bei nicht nachweislichen Nachrichten nach 70 Tagen) und daher automatisch gelöscht wurde. Weiters ist möglich, dass Sie sich nicht mit Handysignatur oder Bürgerkarte angemeldet haben. Nur wenn Sie eine dieser beiden Authentifizierungsmöglichkeiten nutzen, werden alle Nachrichten in der Nachrichtenliste angezeigt. Bei anderen Authentifizierungsmöglichkeiten (beispielsweise mittels FinanzOnline Kennung) werden nachweisliche Nachrichten nicht angezeigt. Sie sehen dann einen entsprechenden Hinweis in "MeinPostkorb".

Durch Klick auf eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht im Posteingang öffnet sich die Detailansicht einer Nachricht und Sie können weitere Informationen zur Nachricht einsehen und etwaige Dokumente herunterladen.

Über die Funktion "weiterleiten" in der Nachrichtendetailansicht von "MeinPostkorb" können Sie eine Zustellung an eine E-Mail-Adresse weiterleiten.

Die Antwortmöglichkeiten sind vom jeweiligen Versender abhängig, da verschiedene Behörden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellen. Prüfen Sie dazu das Schreiben der Behörde.

Prüfen Sie dazu das erhaltene Schreiben der Behörde. Dort sollten die Kontaktmöglichkeiten der verwendenden Behörde angeführt sein.

Prüfen Sie in Ihrem E-Mail-Programm, ob die Verständigungs-E-Mail in Ihren SPAM-Ordner verschoben wurde. Prüfen Sie, ob es eventuell bei der Eingabe der Verständigungs-E-Mail-Adresse zu einem Tippfehler gekommen ist. Falls diese Maßnahmen das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den USP-Support unter (+43) 1 50 233 733 oder über das Kontaktformular auf www.usp.gv.at.

Durch die verpflichtende Verifikation Ihrer E-Mail-Adresse wird Ihnen eine E-Mail an jede neue hinterlegte E-Mail-Adresse inkl. Aktivierungslink gesendet und somit überprüft, ob die Verständigung funktioniert.

In "MeinPostkorb" werden auch Nachrichten der Finanzverwaltung aus der Databox von FinanzOnline zur Information angezeigt werden.

Dies kann in den Einstellungen zu "MeinPostkorb" deaktiviert werden. Die Zustellung selbst (und somit der Zustellzeitpunkt etc.) erfolgt weiterhin in der FinanzOnline Databox, "MeinPostkorb" erhält die Nachrichten zur Information. Daher werden derartige Nachrichten mit dem Hinweis "FinanzOnline" gekennzeichnet.

Unter dem linken Navigationsmenü werden die Schlagworte der Nachrichten in Ihrer Nachrichtenübersicht angezeigt. Der Versender der Nachrichten kann beim Versand der Nachrichten Schlagworte zur Nachricht mitgeben. Die Schlagworte aller Nachrichten werden im Bereich links unterhalb des Menüs angezeigt. Durch einen Klick auf eines der Schlagworte wird die Nachrichtenübersicht entsprechend nach diesem Schlagwort gefiltert (das heißt, es werden nur die Nachrichten angezeigt, denen dieses Schlagwort vom Versender zugeordnet wurde). Schlagworte können nur vom Versender angegeben werden. Eine Zuordnung durch den Empfänger ist nicht möglich.

Automatische Abholung

Die Abholung von Zustellungen erfolgt in der Regel über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" durch den Postbevollmächtigten im Unternehmensserviceportal unter usp.gv.at. Darüber hinaus besteht für Unternehmen und Behörden die Möglichkeit, sich die Nachrichten automatisiert über eine Webservice-Schnittstelle in die eigenen Softwarelösungen abzuholen.

Die grundsätzliche Freischaltung der automatischen Abholung für die Behörde kann durch die Postbevollmächtigte oder den Postbevollmächtigten der Behörde erfolgen. Die/der Postbevollmächtigte stimmt damit zu, dass die automatische Abholung in ihren/seinem Namen erfolgt. Das heißt, dass am Zustellnachweis der Name der/des Postbevollmächtigten aufscheint.

Nach Freigabe der automatischen Abholung durch die/den Postbevollmächtigten kann die USP-Administratorin oder der USP-Administrator die für die Nutzung der Webservices notwendigen technischen Informationen und Zertifikate generieren und herunterladen.

Weitere Informationen und eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter: https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/laufender_betrieb/330064.html

Das Zertifikat für die automatische Abholung ist zwei Jahre lang gültig und muss danach erneut über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" ausgestellt werden.

Der Zugriff auf die automatische Abholung ist dann nicht mehr möglich. Die Nachrichten können aber weiterhin über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" abgeholt werden.

Nein, es gibt kein automatisches Erinnerungsservice.

Eine Neuausstellung des Zertifikats ist im Rahmen der Einstellungen zur Automatischen Abholung über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" möglich. Details und eine Anleitung zur Einrichtung sind unter https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/laufender_betrieb/330064.html verfügbar.

Wurde die Automatische Abholung eingerichtet, werden alle Nachrichten, die gemäß Zustellgesetz eingeliefert wurden, im bei der Einrichtung definierten Intervall abgeholt und sind in weiterer Folge nicht mehr in "MeinPostkorb" verfügbar. Nachrichten der Finanzverwaltung, die zur Information in "MeinPostkorb" angezeigt werden, sind von der automatischen Abholung nicht umfasst und sind daher in "MeinPostkorb" verfügbar.

Nachrichten, die bereits vor Einrichtung der automatischen Abholung in "MeinPostkorb" eingeliefert wurden, werden nicht mehr automatisiert abgeholt, unabhängig davon, ob sie sich im Posteingang befinden oder bereits verschoben oder gelöscht wurden. Die automatische Abholung betrifft nur jene Nachrichten, die nach Aktivierung empfangen werden.

Weitere Fragen

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die absendende Behörde.

Teilnehmer werden über ihre Bezeichnung und Adresse bzw. weitere Identifikationsdaten im Teilnehmerverzeichnis identifiziert. Es ist nicht notwendig, dass Sie einer Behörde eine Teilnahmekennung bekanntgeben.

Nein, die Nachrichten werden nach Ablauf der Abholfrist automatisch gelöscht.

Bitte kontaktieren Sie die versendende Behörde falls Sie Fragen zum Inhalt einer Nachricht haben. Der Support des elektronischen Postfachs "MeinPostkorb" kann Ihnen lediglich Auskünfte über technische Problemstellungen liefern.

Die vollständige Liste an Dateiformaten, welche Sie empfangen können, finden Sie in den Einstellungen von "MeinPostkorb". Darüber hinaus können Sie weitere Dateiformate definieren, die Sie von Behörden empfangen wollen (z.B. CAD-Dateien). Diese Auswahl dient rein zur Hinterlegung, welche Dateiformate Sie empfangen können. Ein Rechtsanspruch, dass diese Dateiformte auch tatsächlich zugestellt werden, kann daraus nicht abgeleitet werden.

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Stand: 7. November 2019