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eZustellung für Behörden

Im Folgenden werden Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung für Behörden als Versender und Empfänger zusammengefasst.

FAQ's für die Behörde als Versenderin

Allgemeine Fragen zur eZustellung

Die elektronische Zustellung ermöglicht die sichere Zustellung von Behördenschreiben in das elektronische Postfach Mein Postkorb für Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger sowie Behörden anstatt der herkömmlichen postalischen Zustellung.

Seit 1.1.2020 ist das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden (§ 1a E-Government-Gesetz) in Kraft. Alle Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen (z.B. im Rahmen des Meldewesens), müssen seit diesem Zeitpunkt elektronische Zustellungen von bundesbehördlichen Dokumenten an Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen ermöglichen (vom Recht auf elektronischen Verkehr nicht umfasst sind Angelegenheiten, die sich nicht über den elektronischen Verkehr abwickeln lassen).

Laut E-Government Gesetz sind alle Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, vom Recht auf elektronischen Verkehr umfasst. Somit sind auch Länder und Gemeinden im Rahmen der mittelbaren Bundesverwaltung (z.B. Meldewesen) betroffen. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen können von ihrem Recht auf elektronische Kommunikation Gebrauch machen und auch eine elektronische Zustellung von Dokumenten verlangen.

Die Erwartungshaltung in Bezug auf die elektronische Zustellung der Wirtschaft und der Bürgerinnen und Bürger wird aber mittelfristig auch die Nicht-Bundesbehörden treffen.

Behörden profitieren von der elektronischen Zustellung durch verkürzte Verfahrenszeiten und kostengünstige Zustellungen an ihre Verfahrenspartner (Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und weitere Behörden).

  • Die Auswahl des Zustellsystems erfolgt durch die Behörde 
  • Es gibt keine gesetzliche Preisbindung für den Versand elektronischer Zustellungen
  • Für ERV-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer ist eine Weiterleitung in den ERV konfigurierbar.

Während das aktuelle Briefporto zumindest 85 Cent/Zustellung bzw. für RSa Briefe das Zusatzentgelt zumindest 4,30 € (exkl. Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand) beträgt, gibt es für den Versand elektronischer Zustellungen keine gesetzliche Preisbindung mehr. Die Kosten für eine elektronische Zustellung werden mit den Zustellsystemen verhandelt.  

Der Empfang von elektronischen Zustellungen kostenlos.

Mein Postkorb ist das elektronische Postfach für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Behörden und zeigt elektronische Zustellungen von Behörden sowie zusätzlich Nachrichten der Finanzverwaltung zur Information an (nur für Behörden und Unternehmen, falls dies in den Einstellungen ausgewählt wurde). Der Einstieg zu Mein Postkorb ist für Bürgerinnen und Bürger im angemeldeten Bereich von oesterreich.gv.at oder in der App "Digitales Amt" und für Behörden und Unternehmen im Unternehmensserviceportal möglich.

Behörden als Versender von elektronischen Zustellungen können auf eine bestimmte Nachricht eine Antwort durch die Empfängerin bzw.den Empfänger zulassen. Die Empfängerin bzw. der Empfänger erhält bei einer Zustellung mit Antwort die Möglichkeit, mittels eines von Mein Postkorb zur Verfügung gestelltem, standardisierten Formular der Behörde zu antworten.

 

Weitere Details zu dieser Funktionalität sind im Dokument "Rückkanal - Informationen zur Nutzung für Versender" auf dieser Seite zusammengefasst: www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/eZustellung-Verwaltung-ab-1.12.2019.html

Voraussetzungen für die Teilnahme an der elektronischen Zustellung

Voraussetzungen sind das Vorhandensein einer Stammzahl, die Beauftragung eines Dienstleisters und die Schaffung der notwendigen technischen Voraussetzungen und Schnittstellen zur Nutzung der elektronischen Zustellung auf Seite der Behörde.

Gemäß § 6 Abs. 3 E-GovG können die im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene (ERsB) vergebene Ordnungsnummer, die Firmenbuchnummer oder die Vereinsregister-Nummer als Stammzahl verwendet werden.

Es muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Schnittstellen der Zustellspezifikation zur Nutzung der elektronischen Zustellung geschaffen wurden.

Die Zustellspezifikationen in der jeweils gültigen Fassung sind auf der Webseite des BMDW publiziert, siehe https://www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/Allgemeine-Information-zur-eZustellung.html

Mögliche Umsetzungsbeispiele für Behörden sind unter "Umsetzungsbeispiele" angeführt.

Umsetzungsbeispiele

Die nachfolgenden Szenarien sind als Umsetzungsbeispiele zu verstehen, um die Nutzung der elektronischen Zustellung zu illustrieren. In konkreten Anwendungsfällen von Behörden können auch weitere Umsetzungsszenarien zum Einsatz kommen.

Dabei übergibt eine Behörde alle Zustellungen an einen geeigneten Dienstleister, der ein Service zur "Dualen Zustellung" anbietet. Durch Nutzung dieser Dualen Zustellung wird je Zustellung abgefragt, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist. Falls sie bzw. er zur elektronischen Zustellung registriert ist, erhält sie bzw. er die Zustellung elektronisch über ein an die Duale Zustellung angebundenes Zustellsystem. Falls nicht, erfolgen der Ausdruck und der postalische Versand durch die Duale Zustellung.

Dabei fragt die versendende Behörde bzw. das jeweilige Verfahren das Teilnehmerverzeichnis selbstständig ab, um zu ermitteln, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist. Falls die Empfängerin bzw. der Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist, übergibt die versendende Behörde die Zustellung an das Zustellsystem, mit dem die Behörde entsprechende Leistungsvereinbarungen getroffen hat. Falls nicht, erfolgen der Ausdruck und der postalische Versand durch die Behörde oder einen Dienstleister der Behörde.

Die technische Umsetzung der Abfrage des Teilnehmerverzeichnisses erfolgt durch Implementierung der ZUSETNVZ Spezifikation.

Behörde als Empfängerin: Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung

siehe auch Fragen in "FAQs für Unternehmen"

Allgemeine Fragen zum Empfang elektronischer Zustellungen

Die Registrierung am Teilnehmerverzeichnis wurde entweder durch die Behörde selbst durchgeführt oder sie besteht auf Grund der automatischen Übernahme der Adressinformationen aus FinanzOnline, dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) oder dem Zustellkopf (dem vor 1.12.2019 verwendeten Verzeichnis der Teilnehmer an der elektronischen Zustellung). Betreffend Details zur Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis siehe Abschnitt "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Alle im Teilnehmerverzeichnis vorhandenen Empfängerinnen und Empfänger sind für die elektronische Zustellung adressierbar. Trifft ab diesem Zeitpunkt eine elektronische Zustellung ein, wird die Teilnehmerin/der Teilnehmer per E-Mail an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte(n) Verständigungsadresse(n) darüber informiert.

Ist die Nutzung der elektronischen Zustellung vom Versender der Zustellung noch nicht umgesetzt oder eignet sich die Zustellung nicht für den elektronischen Versand, erfolgt die Zustellung weiterhin postalisch.

Zustellungen erfolgen außerdem weiterhin postalisch, wenn sie in einem Zeitraum erfolgen, für den im Teilnehmerverzeichnis die Abwesenheit des Empfängers durch den Postbevollmächtigten der Behörde eingetragen wurde.

Hat die versendende Behörde versucht, eine Zustellung in einem Dateiformat zu übermitteln, das vom Empfänger nicht verarbeitet werden kann (Einstellungen in Mein Postkorb bzw. weitere Einschränkungen bei aktiver ERV Weiterleitung), kann diese Zustellung nicht elektronisch erfolgen und findet daher ebenfalls postalisch statt.

Der Versand von elektronischen Zustellungen über dieses System ist gemäß den aktuellen gesetzlichen Grundlagen ausschließlich Verantwortlichen des öffentlichen Bereichs vorbehalten.

Behörden als Empfänger von Zustellungen anderer Behörden können sich seit dem 1.1.2020 auch auf das Recht auf elektronischen Verkehr gemäß § 1a E-Government-Gesetz berufen. Dadurch haben Behörden nicht nur die Pflicht zum Versand, sondern auch umgekehrt das Recht auf elektronischen Empfang von elektronischen Zustellung. Sobald eine Behörde für die elektronische Zustellung registriert ist, sollte daher der Empfang von Dokumenten von Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen, elektronisch erfolgen können.

Da auch nach dem Datum des Inkrafttretens noch mit Anpassungen an den Behördensystemen zu rechnen ist, kann es noch vorkommen, dass versendende Behörden noch nicht elektronisch zustellen.

Das Teilnehmerverzeichnis ermöglicht der versendenden Behörde das Auslösen eines Avisos einer Zustellung an Empfänger, die noch nicht zur elektronischen Zustellung registriert sind.

Mit dem Aviso wird eine bevorstehende Zustellung per E-Mail angekündigt. Die Empfängerin oder der Empfänger wird im Rahmen des Avisos darauf hingewiesen, dass die Zustellung postalisch erfolgen wird, sie oder er diese aber stattdessen auch elektronisch erhalten kann, falls sie oder er sich vor dem Versand zur elektronischen Zustellung registriert.

Für die nächsten Schritte zu Registrierung siehe "Anmeldung zur elektronischen Zustellung".

Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Zustellungen

Um als Behörde elektronische Zustellungen empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Stammzahl
Für die Nutzung der elektronischen Zustellung als Empfängerin ist eine Stammzahl notwendig. Als Stammzahl ist gemäß § 6 Abs. 3 E-GovG die

  • Firmenbuchnummer,
  • die ZVR-Nummer oder
  • die im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene vergebene Ordnungsnummer

zu verwenden.

USP-Konto und Postbevollmächtigter*
Zur Nutzung des elektronischen Postfachs Mein Postkorb muss die Behörde über ein USP-Konto und zumindest eine/n USP-Anwenderin bzw. USP-Anwender mit der Rolle "Postbevollmächtigter" verfügen.

Registrierung am Teilnehmerverzeichnis
Um als empfangende Behörde an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können, muss eine Registrierung am Teilnehmerverzeichnis vorgenommen werden. Siehe dazu auch die Frage "Wie kann ich mich für das Teilnehmerverzeichnis registrieren?"

*Hinweis: Die Bereitstellung von Mein Postkorb für die Registrierung und die Abholung von Nachrichten ist für Behördenportale auch über den Portalverbund möglich.

Für Behörden bestehen folgende Möglichkeiten zur Anmeldung am USP:

  1. Erstmalige Anmeldung (Selbstbenennung) am USP mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur.
  2. Erstmalige Anmeldung (Selbst- oder Fremdbenennung) am USP durch den FinanzOnline (FON) Supervisor.
  3. Manueller Anmeldeprozess über das USP Service Center.

Weiterführende Informationen können dem "White Paper: eZustellungNEU für Behörden", siehe auch https://www.bmdw.gv.at/eZustellungNEU, entnommen werden.

Um auch nachweisliche elektronische Zustellungen abholen zu können, muss die Authentifizierung am USP mittels Handy-Signatur oder Bürgerkarte erfolgen. Nicht-nachweisliche Zustellungen können auch bei Authentifizierung am USP mittels FinanzOnline- bzw. USP-Kennung abgeholt werden. Informationen zur Anmeldung einer Handy-Signatur finden Sie unter www.handy-signatur.at. Informationen zur Bürgerkarte finden Sie unter www.buergerkarte.at. Für die Verwendung der Bürgerkarte ist eine lokale Bürgerkartensoftware erforderlich.

Der USP-Postbevollmächtigte kann elektronische Zustellungen, die an die Behörde zugestellt wurden, abholen. Es handelt sich dabei um eine Rolle, die einzelnen Personen über das USP (im Administrationsbereich des Portals) zugeordnet und wieder entzogen werden kann. Die Rollenzuordnung erfolgt durch den USP Administrator der Behörde.

Über den Administrationsbereich des USP kann durch den USP-Administrator eingesehen werden, wer die Rolle des Postbevollmächtigten der Behörde zugewiesen hat.

Anmeldung zur elektronischen Zustellung

Die Anmeldung zur elektronischen Zustellung erfolgt durch die/den Postbevollmächtigte(n) über das elektronische Postfach Mein Postkorb im angemeldete Bereich des Unternehmensserviceportals (USP, usp.gv.at).

Beim Öffnen des elektronischen Postfachs Mein Postkorb wird Ihnen eine Registrierungsseite angezeigt, wenn Sie noch nicht für die elektronische Zustellung angemeldet sind. Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie diese im Anschluss durch Klick auf den Aktivierungslink, der Ihnen per E-Mail zugeschickt wird.

Dann kann die Behörde die Vorteile der elektronischen Zustellung nicht nützen und erhält behördliche Dokumente weiterhin per Post.

Allgemeine Fragen zu Mein Postkorb

In Mein Postkorb werden nachweisliche (z.B. RSa/RSb-Briefe) und nicht-nachweisliche Zustellungen ("Fensterkuvert"-Sendungen) von Behörden angezeigt. Nachrichten der Finanzverwaltung werden (nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen) zur Information in Mein Postkorb angezeigt. In den Einstellungen kann die Anzeige der Nachrichten der Finanzverwaltung in Mein Postkorb deaktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige von Nachrichten von der Art der Anmeldung des jeweiligen Nutzers am aufrufenden Portal (z.B. USP) abhängig ist:

  • Anmeldung mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte: es werden alle Zustellungen (nachweisliche und nicht nachweisliche Zustellungen) angezeigt.
  • Anmeldung mittels FinanzOnline-/USP-Kennung: nur nicht-nachweisliche Zustellungen werden angezeigt.
  • Anmeldung mit Benutzername und Passwort des Portals: nur nicht-nachweisliche Zustellungen der Behörde, die das aufrufende Portal betreibt, werden angezeigt.

Hinweis: Ist die gesetzliche Vorhaltedauer der Nachricht überschritten, wird sie automatisch gelöscht und ist daher auch nicht mehr in Mein Postkorb verfügbar.

Siehe dazu auch die Frage "Wie lange sind Nachrichten in Mein Postkorb verfügbar?"

Sie werden über jede neue Zustellung per E-Mail an die Verständigungsadresse(n), die in Mein Postkorb hinterlegt sind, informiert.

Verständigungen zu neu eingelangten nachweislichen Zustellungen erhalten Sie unmittelbar beim Eintreffen dieser Zustellungen in Mein Postkorb. Sollte die nachweisliche Zustellung nach 48 Stunden noch nicht abgeholt worden sein, erhalten Sie eine weitere Verständigung.

Verständigungen zu nicht-nachweislichen Zustellungen erhalten Sie nach Eintreffen der Zustellung in Mein Postkorb. Bei nicht-nachweislichen Zustellungen erhalten Sie keine zweite Verständigung.

In den Einstellungen zu Mein Postkorb können Sie angeben, dass Sie für nicht-nachweisliche Zustellungen nur eine Sammelverständigung am Ende des Tages erhalten wollen.

Hinweis: Über neue Nachrichten der Finanzverwaltung in Ihrer FinanzOnline Databox werden Sie weiterhin durch FinanzOnline und nicht durch Mein Postkorb informiert.

Die Verständigungsadresse kann in den Einstellungen von Mein Postkorb geändert werden. Nach dem Hinzufügen einer neuen Verständigungsadresse erhalten Sie ein E-Mail mit einem Verifikationslink. Durch einen Klick auf diesen Verifikationslink wird diese E-Mail Adresse für Verständigungen aktiviert.

Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie stets eine aktuelle und gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben!

Ja, über die Einstellungen in Mein Postkorb kann der USP-Postbevollmächtigte E-Mail-Adressen zur Verständigung von neuen Nachrichten in Mein Postkorb hinzufügen. Es erfolgt der Versand eines Verifikationslinks an die neu eingegebene Adresse, der bestätigt werden muss. Eine Verständigung erfolgt anschließend an alle hinterlegten E-Mail-Adressen.

Überprüfen Sie bitte den SPAM-Ordner Ihres E-Mail Kontos. Sollte das erwartete E-Mail mit dem Verifikationslink auch nach einiger Zeit nicht eintreffen, können Sie in den Einstellungen zu Mein Postkorb die Korrektheit der eingegebenen E-Mail-Adresse überprüfen und sich den Verifikationslink erneut zusenden lassen.

Nachweisliche Nachrichten entsprechen den postalischen RSa/RSb-Briefen. Der Versender erhält einen Zustellnachweis darüber, wann Sie die Nachricht tatsächlich angenommen haben oder die Abholfrist abgelaufen ist und die Nachricht nicht abgeholt wurde.

Nicht-nachweisliche Nachrichten sind vergleichbar mit "Fensterkuvert-Sendungen". Diese Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in Mein Postkorb für Sie verfügbar sind. Der Versender erhält in diesem Fall keinen Zustellnachweis.

Hinweis:

In Mein Postkorb ist die Art und Weise, wie Sie sich am Portal angemeldet haben für die Anzeige und Abholung von nachweislichen bzw.nicht-nachweislichen Zustellungen entscheidend: Wer sich mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte angemeldet hat, erhält sämtliche empfangenen nachweislichen und nicht-nachweislichen elektronischen Zustellungen angezeigt. Haben Sie sich mittels FinanzOnline- oder USP (Unternehmensserviceportal)-Kennung angemeldet, werden ausschließlich nicht-nachweisliche Zustellungen angezeigt.

Nachweisliche Nachrichten gelten am ersten Werktag nach Übermittlung der Verständigung und in jedem Fall bei der Abholung über Mein Postkorb als zugestellt. Nicht-nachweisliche Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in Mein Postkorb für Sie verfügbar sind.

Als abgeholt gelten Nachrichten jedenfalls dann, wenn Sie in Ihr elektronisches Postfach einsteigen und Ihnen die Liste Ihrer Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt wird.

Eine direkte Anbindung eines E-Mail-Programms (z.B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail etc.) ist nicht möglich, allerdings können die Zustellungen über die Funktion "weiterleiten" in der Nachrichtendetailansicht von Mein Postkorb durch die Benutzerin oder den Benutzer an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (inklusive allfälliger Attachments). Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Weiterleitung fehlschlagen kann, sollte der betreffende E-Mail-Server ein Größenlimit für E-Mails haben.

Des Weiteren gibt es für Behörden die Möglichkeit, Zustellungen über eine Webserviceschnittstelle abzurufen und in ihre eigenen Softwarelösungen zu übernehmen. Details zur Automatischen Abholung und deren Einrichtung sind im USP unter https://www.usp.gv.at/laufender-betrieb/elektronische-zustellung/automatische-abholung.html verfügbar

Nachweisliche Nachrichten müssen innerhalb von zwei Wochen abgeholt werden und stehen nach Ablauf dieser zweiwöchigen Abholfrist für weitere acht Wochen in Mein Postkorb zur Verfügung. Nicht nachweisliche Nachrichten stehen 70 Tage in Mein Postkorb zur Abholung zu Verfügung.

Ihre Nachrichten sind somit insgesamt 70 Tage in Mein Postkorb verfügbar und werden danach automatisch gelöscht!

Hinweis: Falls Sie Nachrichten länger aufbewahren möchten, können diese z.B. auf Ihrem Computer gespeichert oder an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Es ist nicht notwendig, dass Empfängerinnen und Empfänger spezielle Adressinformationen zur elektronischen Zustellung an Behörden mitteilen.

Behörden können das Teilnehmerverzeichnis abfragen, in dem alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfänger von elektronischen Zustellungen sein können, registriert sind.

Für das Postfach in Mein Postkorb ist kein Größenlimit vorgesehen. Bitte beachten Sie aber die Vorhaltedauern von Nachrichten. Siehe auch "Wie lange sind Nachrichten in Mein Postkorb verfügbar?"

Allgemeine Fragen zum Teilnehmerverzeichnis

Das Teilnehmerverzeichnis umfasst alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfängerinnen und Empfänger von elektronischen Zustellungen sein können.

Es kann von zustellenden Behörden und Zustellsystemen abgefragt werden, um festzustellen, ob eine Empfängerin oder ein Empfänger für elektronische Zustellung erreichbar ist oder nicht, beispielsweise, weil eine Abwesenheit für einen Empfänger hinterlegt ist.

Das Teilnehmerverzeichnis enthält darüber hinaus die Angaben des Empfängers, welche Dateitypen sie oder er verarbeiten kann und die Verständigungs-E-Mail Adressen, über die sie oder er bei neuen Zustellungen verständigt wird.

Falls die Empfängerin oder der Empfänger nicht registriert ist, eine Abwesenheit eingerichtet wurde oder eine Zustellung in einem von der Empfängerin oder dem Empfänger nicht verarbeitbaren Dateiformat versucht wird, kann nur über den Postweg zugestellt werden.

Ihr/e Postbevollmächtigte(r) kann Ihre Behörde über das elektronische Postfach Mein Postkorb im angemeldeten Bereich des Unternehmensserviceportals bzw. über den Portalverbund im Teilnehmerverzeichnis registrieren und dadurch von der elektronischen Zustellung von behördlichen Nachrichten profitieren.

Hinweis: Es erfolgen auch Übermittlungen von Adressinformationen aus anderen Systemen an das Teilnehmerverzeichnis. Die so übermittelten Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden dadurch automatisch am Teilnehmerverzeichnis zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung registriert. Siehe Abschnitt "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis

Seit 1.7.2019 werden Teilnehmer von FinanzOnline, die Unternehmen im Sinne des § 3 Z 20 des Bundesgesetzes über die Bundesstatistik - Bundesstatistikgesetz 2000, BGBl. I Nr. 163/1999 sind und nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben, und Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) automatisch an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt.

Ab diesem Zeitpunkt können die jeweiligen Postbevollmächtigten die Registrierungsinformationen am Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach Mein Postkorb überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Die betroffenen Unternehmen und Behörden werden mittels Schreiben, die in die Databox von FinanzOnline bzw. den ERV zugestellt werden, über deren Registrierung am Teilnehmerverzeichnis informiert.

Seit Juli 2019 werden Unternehmen im Sinne des § 3 Z 20 des Bundesgesetzes über die Bundesstatistik – Bundesstatistikgesetz 2000, BGBl I Nr. 163/1999, die in FinanzOnline nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet und eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen bei neuen Zustellungen eingetragen haben, ins Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung übernommen. 

Die rechtliche Grundlage dafür bilden das E-Government-Gesetz, das in § 1a das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden einräumt und in § 1b alle Unternehmen zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung seit 1. Jänner 2020 verpflichtet, gemeinsam mit den Bestimmungen zur Übernahme in § 28b Abs. 4 ZustG. Ausgenommen von der Verpflichtung zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung sind Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Diese können der Teilnahme an der elektronischen Zustellung widersprechen. Der Widerspruch erfolgt durch die Löschung der Registrierung zur elektronischen Zustellung über Mein Postkorb im Unternehmensserviceportal.

Der in den zugrundeliegenden Bestimmungen (insbesondere E-Government-Gesetz, Zustellgesetz) verwendete Unternehmensbegriff umfasst neben Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, unter anderem auch Personen, die im Rahmen der Finanzverwaltung betrieblich veranlagt werden. Daher ist der Unternehmensbegriff weiter gefasst. 

Dies sind beispielsweise Personen mit

  • Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft
  • Einkünften aus selbständiger Arbeit
  • Einkünften aus Gewerbebetrieb
  • Einkünften aus Vermietung und Verpachtung
  • aufrechter Beteiligung bei Personengesellschaft(en)
  • Einkünften aus Kapitalvermögen
  • sonstigen Einkünften (z.B. Immobilienverkäufen)

Auch Vereine werden in diesem Zusammenhang als Unternehmen geführt.

Ab dem Zeitpunkt der automatisierten Übernahme ist Ihre Behörde für elektronische Zustellungen erreichbar und Bescheide, Dokumente etc. können rechtsgültig zugestellt werden. Bitte stellen Sie daher eigenständig sicher, dass Sie einen Zugang zum Unternehmensserviceportal für diese Behörde haben und zumindest eine Person die Rolle "Postbevollmächtigte/Postbevollmächtigter" besitzt bzw.der Zugang zu Mein Postkorb über den Portalverbund möglich ist.

Überprüfen Sie auch die hinterlegte E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen und geben Sie gegebenenfalls eine neue ein.

Die Datenübernahme von FinanzOnline in das Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung betrifft ausschließlich jene Daten, die zur Adressierung der Behörde und zu Empfang und Anzeige von Zustellungen benötigt werden. Darunter fallen unter anderem die jeweilige Firmenbuchnummer, Vereinsregisternummer oder die Nummer des Ergänzungsregisters sonstiger Betroffener, die Unternehmensbezeichnung, Standardangaben zu Dateiformaten, die vom Empfänger empfangen werden können, sowie die in FinanzOnline hinterlegte E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über neue Zustellungen.

Zur Überprüfung der in das Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung übernommenen Daten melden Sie sich am Unternehmensserviceportal mit Ihren Zugangsdaten an. Sollte Ihr Unternehmen noch kein USP-Konto besitzen, führen Sie die Registrierung unter www.usp.gv.at durch.

Wenn Sie einzelvertretungsbefugt sind, wurde Ihnen die Rolle des Postbevollmächtigten für die Behörde automatisch zugewiesen. Dadurch können Sie nach erfolgreicher Anmeldung am Unternehmensserviceportal in Mein USP das elektronische Postfach Mein Postkorb öffnen. Sollten Sie die Anwendung unter Mein USP nicht vorfinden, lassen Sie sich bitte durch Ihren USP-Administrator die Rolle Postbevollmächtigter über die USP-Verfahrensrechteverwaltung zuweisen. Alternativ können Sie Mein Postkorb auch über den Portalverbund öffnen.

Zur Überprüfung Ihrer übernommenen Daten gehen Sie bitte in die Einstellungen von Mein Postkorb. Kontrollieren Sie die hier hinterlegten Daten in den weiteren Menüpunkten, insbesondere die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen über neu eingetroffene Zustellungen unter dem Punkt "Verständigungen". Hier können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen.

Bei allen übermittelten FinanzOnline-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können. Weiters wurde überprüft, ob eine E-Mail-Adresse für Verständigungen in FinanzOnline hinterlegt ist und die elektronische Zustellung gem. BAO aktiviert ist.

Nur falls alle Überprüfungen erfolgreich durchgeführt werden können, werden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und die Behörde zum Empfang nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.

Bei allen übermittelten ERV-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können und für den jeweiligen ERV-Code genau eine Stammzahl definiert ist. Nur in diesem Fall wurden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und die Behörde zum Empfang nachweislicher und nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.

Es wird laufend an der Verbesserung der Datenqualität der relevanten Adressinformationen gearbeitet. Aufgrund dieser Verbesserungsmaßnahmen können weitere Zuordnungen im oben stehenden Sinne hergestellt und somit weitere Kopplungen herbeigeführt werden. Sofern für Sie die Zuordnung durchgeführt werden konnte, werden Sie automatisch gekoppelt und erhalten im Wege des ERV ein entsprechendes Informationsschreiben.

Bitte beachten Sie auch, dass Sie der Übermittlung Ihrer Adressinformationen an das Teilnehmerverzeichnis und damit der Kopplung jederzeit widersprechen können.

Hinweis: Für alle ERV-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer, die erfolgreich am Teilnehmerverzeichnis registriert werden konnten, wird initial die Weiterleitung aller Nachrichten in den ERV aktiviert. Siehe auch Abschnitt "Weiterleitung in den ERV".

Wenn die Behörde bereits vor 1.12.2019 bei einem Zustelldienst für die elektronische Zustellung registriert war, wurden diese Daten mit Inbetriebnahme der elektronischen Zustellung am 1.12.2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Die Behörde bleibt damit auch nach der Inbetriebnahme für die elektronische Zustellung von nachweislichen und nicht-nachweislichen Nachrichten erreichbar.

Nein, für jede STAMMZAHL erfolgt genau ein Eintrag am Teilnehmerverzeichnis.

Das bedeutet, dass jede übernommene Behörde nur einen Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erhält, unabhängig davon, aus wie vielen anderen Systemen Daten zu dieser Behörde an das Teilnehmerverzeichnis gemeldet wurden und unabhängig davon, mit welchen Ordnungsbegriffen die Behörde in diesen Systemen geführt wurde.

So wird beispielsweise für eine Behörde nur ein Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erstellt, auch wenn die Behörde mehrere Steuernummern in FinanzOnline hat oder Teilnehmer in FinanzOnline und im ERV ist.

Sollten aus unterschiedlichen Systemen unterschiedliche Verständigungsadressen übermittelt, so werden alle diese Verständigungsadressen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Die Verständigungen erfolgen somit an alle diese Adressen, sofern diese nicht durch den Postbevollmächtigten angepasst werden.

System / Zustellqualität

FinanzOnline / Nicht-nachweisliche

ERV / Nachweislich

bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst / Nachweislich und nicht-nachweislich

bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Kommunikationssystem einer Behörde / Nur nicht-nachweisliche Zustellungen des Kommunikationssystems

Erfolgt eine Übermittlung von Adressinformationen einer Behörde sowohl aus FinanzOnline als auch einem anderen System (ERV, bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst oder Kommunikationssystem einer Behörde), so wird die Behörde zum Empfang der jeweils "höchstwertigen" Zustellqualität registriert.

Hinweis: Konnte ein ERV-Code der Stammzahl der Behörde zugeordnet werden, wurde initial die Weiterleitung aller Nachrichten an die Stammzahl in den ERV aktiviert. Diese Weiterleitung in den ERV kann durch den Postbevollmächtigten in Mein Postkorb deaktiviert werden.

Wenn die Behörde ein Schreiben über die erfolgte Übernahme in die FinanzOnline Databox erhalten hat, ist sie für die elektronische Zustellung von nicht-nachweislichen Nachrichten erreichbar.

Sie sollten daher folgende Punkte überprüfen:

Hat die Behörde Zugang zu Mein Postkorb?
Im Falle des USP bedeutet dies:

  • Hat Ihre Behörde Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP)? Wenn nein, muss sich Ihre Behörde für den Zugang zum Unternehmensserviceportal registrieren oder über ein entsprechendes Behördenportal, das Mein Postkorb im Rahmen des Portalverbunds anbindet, verfügen.
  • Ist die Rolle des Postbevollmächtigten für Ihre Behörde vergeben? Wenn nein, muss diese Rolle im USP vergeben werden, um Nachrichten in Mein Postkorb lesen zu können. Siehe "Rechtevergabe in USP".

Falls Ihre Behörde einen Zugang zu Mein Postkorb mittels Portalverbund nutzt, wenden Sie sich bitte an die dafür Verantwortlichen in Ihrer Behörde.

  1. Sind die Verständigungsadressen aktuell? In Mein Postkorb kann in den Einstellungen eingesehen werden, welche E-Mail-Adressen für Verständigungen bei neu eintreffenden elektronischen Zustellungen herangezogen werden. Diese können dort auch aktualisiert werden.

Damit die Behörde zukünftig elektronische Zustellungen erhalten kann, muss sie die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Siehe dazu "Anmeldung zur elektronischen Zustellung". Andernfalls erhalten Sie die Zustellungen weiterhin postalisch.

Wenn Sie ein Schreiben über die erfolgte Übernahme im ERV erhalten haben, sind für die elektronische Zustellung von nachweislichen Nachrichten erreichbar. Außerdem wurde die Voreinstellung für die Weiterleitung aller elektronischer Zustellungen an den ERV automatisch gesetzt.

Wenn Sie mit der Weiterleitung aller nachweislichen elektronischen Zustellungen an den ERV einverstanden sind, sind keine weiteren Schritte Ihrerseits notwendig.

Weiterleitung in den ERV

Die Weiterleitung in den ERV bedeutet, dass alle elektronischen Zustellungen lt. Zustellgesetz an den ERV-Code des Empfängers weitergeleitet werden. Die betreffenden Nachrichten können nur im ERV abgeholt werden. Eine Abholung von Nachrichten in Mein Postkorb ist bei aktivierter Weiterleitung in den ERV nicht möglich.

Eine "Weiterleitung in den ERV" ist nur für jene Teilnehmer an der eZustellung möglich, die aus dem ERV übernommen wurden, siehe auch Abschnitt "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".

Generell erfolgt die Adressierung durch die versendende Behörde:

  • Erfolgt die Adressierung an eine natürliche Person, erfolgt die Anzeige der Zustellung im Bürgerserviceportal oesterreich.gv.at oder der App "Digitales Amt". Eine Weiterleitung derartiger Zustellungen in den ERV erfolgt nicht.
  • Erfolgt die Adressierung an eine Behörde, für die die Weiterleitung in den ERV aktiviert ist, so werden ALLE Zustellungen an die Behörde in den ERV weitergeleitet.

Achtung: Nachrichten der Finanzverwaltung, die in die Databox von FinanzOnline zugestellt werden und die zur Information im Anzeigemodul angezeigt werden können, werden NICHT in den ERV weitergeleitet.

Der Zeitpunkt, zu dem die Zustellung im Verfügungsbereich des Empfängers seiner Übermittlungsstelle eingelangt ist und damit die Zustellung als erfolgt gilt, ist Basis für die Berechnung des Zustellzeitpunkts gemäß § 89 Abs. 2 GOG. Als Zustellungszeitpunkt gilt jeweils der auf das Einlangen in den elektronischen Verfügungsbereich des Empfängers folgende Werktag, wobei Samstage nicht als Werktage gelten. 

Im Fall der Übermittlung einer Sendung an eine Justizdienststelle (Gericht, Staatsanwaltschaft oder Justizanstalt) gilt diese bei der jeweiligen Dienststelle mit dem Zeitpunkt als, zu dem die Daten zur Gänze bei der Bundesrechenzentrum GmbH eingelangt und erfolgreich verarbeitet sind.

Nein, Zustellungen an natürliche Personen ("an die Bürgerin oder den Bürger") werden NICHT in den ERV weitergeleitet.

Siehe auch Antwort auf Frage: Falls die Weiterleitung in den ERV aktiviert ist, welche Nachrichten werden in den ERV weitergeleitet?

Die automatische Einrichtung der Weiterleitung in den ERV erfolgt dann, wenn eine eindeutige Zuordnung zwischen ERV-Code und Stammzahl der Behörde im Zuge der Übermittlung der Adressinformationen des ERV-Teilnehmers an das Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung hergestellt werden konnte: der ERV-Code muss genau einer Stammzahl zugeordnet werden können und für die Stammzahl darf genau ein ERV-Code existieren.

Es wird auch laufend an der Verbesserung der Datenqualität der relevanten Adressinformationen gearbeitet. Aufgrund dieser Verbesserungsmaßnahmen können weitere Zuordnungen im obenstehenden Sinne hergestellt und somit weitere Kopplungen herbeigeführt werden. Sofern für eine Behörde die Zuordnung durchgeführt werden konnte, wird dieses automatisch zur Weiterleitung von Nachrichten in den ERV gekoppelt und erhalten im Wege des ERV ein entsprechendes Informationsschreiben.

Hinweis: Der Übermittlung der Adressinformationen aus dem ERV kann durch die Behörde jederzeit widersprochen werden.

Sofern für ein Unternehmen eine Weiterleitung in den ERV eingerichtet ist, gelten nur die Abwesenheiten aus dem ERV. Allfällige eingetragene Abwesenheiten aus Mein Postkorb werden nicht berücksichtigt.

ALLE übermittelten Verständigungsadressen werden beim Teilnehmer der elektronischen Zustellung hinterlegt. Das bedeutet, dass Verständigung an alle eingetragenen Verständigungsadressen übermittelt werden. Die Verständigungsadressen können in Mein Postkorb in den Einstellungen angepasst werden.

Die Zustellqualität (nachweislich, nicht-nachweislich), zu der ein Teilnehmer der elektronischen Zustellung erreichbar ist, ist (auch) abhängig von dem System, von dem die Adressinformationen übermittelt wurden. Aus FinanzOnline übernommene Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden zur nicht-nachweislichen Zustellung registriert. Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die aus dem ERV oder einem Zustelldienst übernommen wurden, werden zur nachweislichen Zustellung registriert.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die aus mehreren Systemen übernommen wurden, werden zur "höchstwertigen" Zustellung registriert.

Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die aus dem ERV übernommen wurden, wird initial die Weiterleitung in den ERV eingerichtet.

Die Weiterleitung von Zustellungen an den ERV kann in den Einstellungen zu Mein Postkorb deaktiviert werden. Diese Einstellung ist nur für Postbevollmächtigte von ERV-Teilnehmern verfügbar. Die Behörde bleibt dabei für elektronische Zustellungen erreichbar. Der Postbevollmächtigte kann die Nachrichten in Mein Postkorb abrufen. Siehe auch Abschnitt "Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Zustellungen".

Ein Widerspruch zur Übernahme der Daten aus dem ERV ins Teilnehmerverzeichnis ist im ERV möglich.

Wurden die Daten des ERV-Teilnehmers ausschließlich vom ERV an das Teilnehmerverzeichnis übergeben, erfolgt damit eine vollständige Löschung des Eintrags im Teilnehmerverzeichnis. Der ERV-Teilnehmer ist anschließend nur mehr für ERV-Nachrichten und nicht mehr für die elektronische Zustellung außerhalb des ERV erreichbar. Wurden die Daten auch von einem anderen Vorsystem an das Teilnehmerverzeichnis übergeben (beispielsweise aus FinanzOnline), wird durch den Widerspruch ausschließlich die Weiterleitung von elektronischen Zustellungen an den ERV deaktiviert. Die Erreichbarkeit für elektronische Zustellungen außerhalb des ERV bleibt erhalten. Diese können direkt in Mein Postkorb abgerufen werden.

Rechtevergabe in USP

Der USP-Administrator kann über die USP-Administration im Rahmen der Verfahrensrechteverwaltung einzelnen USP-Benutzern die Rolle "Postbevollmächtigter" zuweisen. Diese Rolle ermächtigt den USP-Benutzer zum Aufruf und Einstieg in das elektronische Postfach Mein Postkorb und somit zur Abholung von Zustellungen an die Behörde.

Die Benutzerinnen und Benutzer mit der Rolle "Postbevollmächtigter" bekommen alle Zustellungen in Mein Postkorb angezeigt.

Der Postbevollmächtigte, der eine nachweisliche Zustellung erstmals angezeigt bekommt, übernimmt somit die Nachricht. Er wird im Zustellnachweis als Übernehmer angeführt.

Der USP-Administrator kann über die USP-Administration im Rahmen der Verfahrensrechteverwaltung dem USP-Benutzer die Rolle "Postbevollmächtigter" entziehen. Wenn Sie die automatische Abholung eingerichtet haben, stellen Sie bitte sicher, dass der Benutzer, dem Sie die Rolle entziehen wollen, nicht als Abholer für die automatisierte Abholung von Nachrichten in Mein Postkorb eingetragen ist.

Nein, sie bleiben erhalten und müssen durch den USP-Administrator entfernt werden.

Nein das ist nicht möglich. Postbevollmächtigte sehen immer alle Nachrichten, die an die Behörde/das Unternehmen zugestellt wurden. Eine Einschränkung auf bestimmte Absender ist nicht möglich

Abwesenheiten und Vertretungen

Der im Unternehmensserviceportal (USP) eingetragene USP-Administrator kann mehrere Postbevollmächtigte über die USP-Administration definieren. Alle USP-Benutzerinnen und -Benutzer mit der Rolle "Postbevollmächtigter" haben Zugriff auf Mein Postkorb und somit auf die elektronischen Zustellungen.

Für den Fall, dass keine weitere Person einen Zugang hat, kann der Postbevollmächtigte der Behörde/des Unternehmens die Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis eintragen, siehe "Wie kann ich Abwesenheiten (z.B. während meines Urlaubs) eingeben und was passiert in dieser Zeit mit elektronischen Zustellungen?"

Ist der Empfang von elektronischen Zustellungen für einen Zeitraum nicht möglich, weil z.B. alle Postbevollmächtigten der Behörde abwesend sind, kann diese Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt werden. Dazu wird in den Einstellungen von Mein Postkorb die entsprechende Anwesenheit mit Beginn und Dauer (maximal 28 Tage) eingetragen. In dieser Zeit erfolgt keine elektronische Zustellung.

Wird in diesem Abwesenheitszeitraum versucht, eine elektronische Zustellung durchzuführen, so wird die Behörde (der Empfänger) als nicht elektronisch adressierbar zurückgegeben. Eine etwaige Zustellung erfolgt in dieser Zeit postalisch.

Ja, über die Einstellungen in Mein Postkorb können Sie die Abwesenheiten entsprechend anpassen.

Stammdatenänderung

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses werden mit den Informationen aus dem Unternehmensregister abgeglichen. Eine Namens- oder Adressänderung muss über die zugrundeliegenden Register (z.B. Firmenbuch, zentrales Vereinsregister, Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) erfolgen. Eine zusätzliche Meldung bei der elektronischen Zustellung ist nicht notwendig.

Die Daten über den Behördensitz werden über das Unternehmensregister abgeglichen. Eine Adressänderung muss über die zugrundeliegenden Register (z.B. Firmenbuch, zentrales Vereinsregister, Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) erfolgen. Eine zusätzliche Meldung bei der elektronischen Zustellung ist nicht notwendig.

Abmeldung

Eine Abmeldung ist über die Einstellungen in Mein Postkorb möglich. Eine Abmeldung ist nur möglich, wenn alle Nachrichten gelesen wurden. Mit der Abmeldung werden alle Nachrichten unwiederbringlich gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass die Abmeldung nur als die Abmeldung von elektronischen Zustellungen gemäß Zustellgesetz gilt. Falls Sie auch Nutzer der Databox in FinanzOnline sind, können Sie Nachrichten der Finanzverwaltung weiterhin über die Databox empfangen.

Bestehende Nachrichten werden unwiederbringlich gelöscht. Die Behörde erhält behördliche Dokumente nicht mehr elektronisch und kann daher von den Vorteilen der elektronischen Zustellung nicht profitieren. Falls Sie auch Nutzer der Databox in FinanzOnline sind, können Sie Nachrichten der Finanzverwaltung weiterhin über die Databox empfangen.

Ja, diese Möglichkeit besteht. Bitte beachten Sie, dass die schriftliche Abmeldung erst zwei Wochen nach dem Einlangen wirksam wird. In der Zwischenzeit können Sie weiterhin elektronische Zustellungen empfangen.

Für Behörden ist zu unterscheiden, ob sie aufgrund ihrer Einstufung als Unternehmen oder aus eigenem Verlangen an der elektronischen Zustellung teilnehmen.

Agiert die Behörde als Unternehmen, ist die Abmeldung von der elektronischen Zustellung gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG nur zulässig, falls das Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist. Ein Textvorschlag für eine entsprechende Abmeldung ist in Abschnitt "Abmeldung Unternehmen aufgrund Unterschreiten der Umsatzsteuergrenze", angeführt.

Agiert die Behörde nicht als Unternehmen kann sie sich gemäß § 28b Abs. 6 ZustG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelden. Ein Textvorschlag für eine entsprechende Abmeldung ist in Abschnitt "Allgemeine schriftliche Abmeldung" angeführt.

Die schriftliche Abmeldung richten Sie bitte vorzugsweise per E-Mail (info@usp.gv.at) an:

Bundesrechenzentrum GmbH z.Hd. USP-SC, Zimmer D108, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien

Sehr geehrte Damen und Herren!

Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter bzw. Postbevollmächtigter des Unternehmens

Unternehmensbezeichnung:
Unternehmenssitz:
Postleitzahl:
Ort:
Firmenbuchnummer oder ERsB-Nummer (falls bekannt):
Kontaktinformationen für allfällige Rückmeldungen (Telefon oder E-Mail-Adresse):

dieses gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelde, da das genannte Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist.

Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und das Unternehmen über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß § 28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul "MeinPostkorb" die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen.

Mit freundlichen Grüßen

<eigenhändige Unterschrift>

Beilage: Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, auf dem die Unterschrift erkennbar ist.

Sehr geehrte Damen und Herren!

Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter, bzw.. Postbevollmächtigter der Behörde

Bezeichnung:
Adresse:
Postleitzahl:
Ort:
ERsB-Nummer:
Kontaktinformationen für allfällige Rückmeldungen (Telefon oder E-Mail-Adresse):

diese gemäß § 28b Abs. 6 ZustG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelde.

Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und die Behörde über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß § 28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul "MeinPostkorb" die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen.

Mit freundlichen Grüßen

<eigenhändige Unterschrift>

Beilage: Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, auf dem die Unterschrift erkennbar ist.

Benutzeroberfläche Mein Postkorb

Im Posteingang werden alle Nachrichten angezeigt, die an Ihre Behörde zugestellt wurden. Im Ordner Erledigt werden jene Nachrichten angezeigt, die Sie als "erledigt" gekennzeichnet haben. Im Papierkorb werden die von Ihnen gelöschten Nachrichten angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bei der Anmeldung mittels Handy-Signatur in der Nachrichtenübersicht alle (nachweisliche und nicht-nachweisliche) Zustellungen angezeigt bekommen. Wenn Sie sich im aufrufenden Portal mit Ihrer FinanzOnline Kennung oder einem Benutzernamen und Passwort angemeldet haben, werden nicht alle Zustellungen in der Nachrichtenübersicht angezeigt. Es wird Ihnen dann ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Durch Klick auf eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht im Posteingang öffnet sich die Detailansicht einer Nachricht und Sie können weitere Informationen zur Nachricht einsehen und etwaige Dokumente herunterladen.

Über die Funktion "wiederherstellen" können in den Papierkorb verschobene Nachrichten wiederhergestellt werden.

Nein, das ist nicht möglich.

Eine mögliche Ursache ist, dass es sich um eine nachweislich zugestellte Nachricht handelt und Sie sich nicht mit Handy-Signatur angemeldet haben. Nur wenn Sie diese Authentifizierungsmöglichkeit nutzen, werden alle Nachrichten in der Nachrichtenliste angezeigt. Bei anderen Authentifizierungsmöglichkeiten (beispielsweise mittels FinanzOnline Kennung) werden nachweisliche Nachrichten nicht angezeigt. Sie sehen dann einen entsprechenden Hinweis in Mein Postkorb. Eine weitere mögliche Ursache ist, dass die Nachricht bereits gelöscht wurde, beispielsweise, weil die gesetzliche Vorhaltedauer abgelaufen ist - siehe Antwort zur Frage "Wie lange sind Nachrichten in Mein Postkorb verfügbar?" - und daher automatisch gelöscht wurde

Durch Klick auf eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht im Posteingang öffnet sich die Detailansicht einer Nachricht und Sie können weitere Informationen zur Nachricht einsehen und etwaige Dokumente herunterladen.

Über die Funktion "weiterleiten" in der Nachrichtendetailansicht von Mein Postkorb können Sie eine Zustellung an eine E-Mail-Adresse weiterleiten. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Weiterleitung fehlschlagen kann, sollte der betreffende E-Mail-Server ein Größenlimit für E-Mails haben.

Die Antwortmöglichkeiten sind vom jeweiligen Versender abhängig, da verschiedene Behörden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellen. Prüfen Sie dazu das Schreiben der Behörde.

Falls Sie eine Zustellung mit Antwortmöglichkeit erhalten haben, wird Ihnen dies mittels dem Hinweis "Antwort möglich" signalisiert. Sie haben dann die Möglichkeit, ein vordefiniertes Antwortformular auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter "Nachricht mit Antwortmöglichkeit"

Prüfen Sie dazu das erhaltene Schreiben der Behörde. Dort sollten die Kontaktmöglichkeiten der verwendenden Behörde angeführt sein.

Prüfen Sie in Ihrem E-Mail-Programm, ob die Benachrichtigung-E-Mail in Ihren SPAM-Ordner verschoben wurde. Prüfen Sie, ob es eventuell bei der Eingabe der Verständigungs-E-Mail-Adresse zu einem Tippfehler gekommen ist. Falls diese Maßnahmen das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den USP-Support unter (+43) 01 50 233 733 oder über das Kontaktformular auf www.usp.gv.at.

Durch die verpflichtende Verifikation Ihrer E-Mail-Adresse wird Ihnen eine E-Mail an jede neue hinterlegte E-Mail-Adresse inkl. Aktivierungslink gesendet und somit überprüft, ob die Verständigung funktioniert.

In Mein Postkorb werden auch Nachrichten der Finanzverwaltung aus der Databox von FinanzOnline zur Information angezeigt. Dies kann in den Einstellungen zu Mein Postkorb deaktiviert werden.

Die Zustellung selbst (und somit der Zustellzeitpunkt etc.) erfolgt weiterhin in der FinanzOnline Databox, Mein Postkorb erhält die Nachrichten zur Information. Daher werden derartige Nachrichten mit dem Hinweis "FinanzOnline" gekennzeichnet.

Der Versender der Nachrichten kann beim Versand der Nachricht Schlagworte zur Nachricht mitgeben. Die Schlagworte aller Nachrichten in der ausgewählten Nachrichtenübersicht werden im Bereich links unterhalb des Menüs angezeigt. Durch einen Klick auf eines der Schlagworte wird die Nachrichtenübersicht entsprechend nach diesem Schlagwort gefiltert (das heißt es werden nur die Nachrichten angezeigt, denen dieses Schlagwort vom Versender zugeordnet wurde). Schlagworte können nur vom Versender angegeben werden. Eine Zuordnung durch den Empfänger ist nicht möglich. Haben Sie keine Nachricht mit einem Schlagwort erhalten, wird der Bereich nicht angezeigt.

Nachricht mit Antwortmöglichkeit

Wenn der Versender einer Nachricht eine Antwortmöglichkeit zulässt, können Sie über Mein Postkorb direkt auf die ursprüngliche Nachricht antworten. Die Antwortmöglichkeit muss explizit vom Versender der Nachricht angegeben werden. Ist dies nicht in der Nachricht angegeben, ist keine direkte Antwort über Mein Postkorb möglich.

Wenn Sie eine Nachricht mit Antwortmöglichkeit erhalten haben, wird Ihnen das durch den Hinweis "Antwort möglich" bei der Nachricht angezeigt.

Klicken Sie auf die Nachricht mit Antwortmöglichkeit, um in die Detailansicht zu gelangen. Durch Klick auf die Schaltfläche "Antworten" in der Detailansicht gelangen Sie auf ein vordefiniertes Antwortformular. Hier wurden für die Antwort wesentlichen Daten, wie beispielsweise Adressierungsdaten, automatisch aus der ursprünglichen Nachricht übernommen. Sie haben hier nun die Möglichkeit einen Freitext einzugeben, Dateianhänge hochzuladen und eine E-Mail-Adresse anzugeben, um das abgesendete Formular in Kopie zu erhalten. Nach Absenden des Formulars wird Ihre Rückantwort in das elektronische Postfach Mein Postkorb der Behörde weitergeleitet.

Ist der Adressat der ursprünglichen Nachricht eine Behörde, kann eine Antwort nur im Unternehmensserviceportal usp.gv.at durch die dort definierten Postbevollmächtigten erfolgen

Über den Menüeintrag "Gesendet" gelangen Sie zu einer Übersicht Ihrer abgesendeten Antworten.

Wenn Sie keine Nachricht mit Antwortmöglichkeit in Mein Postkorb erhalten haben, können Sie nicht über das vordefinierte Antwortformular in Mein Postkorb eine Antwort übermitteln. Bitte prüfen Sie in diesem Fall das Schreiben der Behörde auf Kontaktmöglichkeiten und wenden Sie sich direkt an den Versender

Automatische Abholung

Die Abholung von Zustellungen erfolgt in der Regel über das elektronische Postfach Mein Postkorb durch den Postbevollmächtigten im Unternehmensserviceportal unter usp.gv.at. Darüber hinaus besteht für Unternehmen und Behörden die Möglichkeit, sich die Nachrichten automatisiert über eine Webservice-Schnittstelle in die eigenen Softwarelösungen abzuholen.

Die grundsätzliche Freischaltung der automatischen Abholung für die Behörde kann durch die Postbevollmächtigte/den Postbevollmächtigten der Behörde erfolgen. Die/der Postbevollmächtigte stimmt damit zu, dass die automatische Abholung in Ihrem/seinem Namen erfolgt. Das heißt, dass am Zustellnachweis der Name der/des Postbevollmächtigten aufscheint. Nach Freigabe der automatischen Abholung durch die/den Postbevollmächtigten kann die USP-Administratorin/der USP-Administrator die für die Nutzung der Webservices notwendigen technischen Informationen und Zertifikate generieren und herunterladen.

Weitere Informationen und eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter: https://www.usp.gv.at/laufender-betrieb/elektronische-zustellung/automatische-abholung.html 

Das Zertifikat für die automatische Abholung ist zwei Jahre lang gültig und muss danach erneut über das elektronische Postfach Mein Postkorb ausgestellt werden.

Der Zugriff auf die automatische Abholung ist dann nicht mehr möglich. Die Nachrichten können aber weiterhin über das elektronische Postfach Mein Postkorb abgeholt werden.

Nein, es gibt kein automatisches Erinnerungsservice.

Eine Neuausstellung des Zertifikats ist im Rahmen der Einstellungen zur Automatischen Abholung über das elektronische Postfach Mein Postkorb möglich. Details und eine Anleitung zur Einrichtung sind unter https://www.usp.gv.at/laufender-betrieb/elektronische-zustellung/automatische-abholung.html verfügbar.

Wurde die automatische Abholung eingerichtet, werden alle Nachrichten, die gemäß Zustellgesetz eingeliefert wurden, im bei der Einrichtung definierten Intervall abgeholt und sind in weiterer Folge nicht mehr in Mein Postkorb verfügbar. Nachrichten der Finanzverwaltung, die zur Information in Mein Postkorb angezeigt werden, sind von der automatischen Abholung nicht umfasst und sind daher in Mein Postkorb verfügbar.

Nachrichten, die bereits vor Einrichtung der automatischen Abholung in Mein Postkorb eingeliefert wurden, werden nicht mehr automatisiert abgeholt, unabhängig davon, ob sie sich im Posteingang befinden oder bereits verschoben oder gelöscht wurden. Die automatische Abholung betrifft nur jene Nachrichten, die nach Aktivierung empfangen werden.

Weitere Fragen

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die absendende Behörde.

Teilnehmer werden über ihre Bezeichnung und Adresse bzw. weitere Identifikationsdaten im Teilnehmerverzeichnis identifiziert. Es ist nicht notwendig, dass Sie einer Behörde eine Teilnahmekennung bekanntgeben.

Nein, die Nachrichten werden nach Ablauf der Abholfrist automatisch gelöscht.

Bitte kontaktieren Sie die versendende Behörde falls Sie Fragen zum Inhalt einer Nachricht haben. Der Support des elektronischen Postfachs Mein Postkorb kann Ihnen lediglich Auskünfte über technische Problemstellungen liefern.

Die vollständige Liste an Dateiformaten, welche Sie empfangen können, finden Sie in den Einstellungen von Mein Postkorb. Darüber hinaus können Sie weitere Dateiformate definieren, die Sie von Behörden empfangen wollen (z.B. CAD-Dateien). Diese Auswahl dient rein zur Hinterlegung, welche Dateiformate Sie empfangen können. Ein Rechtsanspruch, dass diese Dateiformate auch tatsächlich zugestellt werden, kann daraus nicht abgeleitet werden.

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Stand: Juli 2021