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AmtsservicesOnline-Verfahren

Online-Verfahren sind Amtswege, die Bürger sowie Wirtschaftstreibende elektronisch durchführen können – sieben Tage die Woche, rund um die Uhr.

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Der Online-Amtsweg wird von Bürgern und Unternehmern immer stärker genutzt. Eine große Zahl von Amtsgeschäften kann bequem von zu Hause oder vom Büro aus erledigt werden; ohne Rücksicht auf Öffnungszeiten, ohne Warte- und Anstellzeiten. Auf den Seiten oesterreich.gv.at oder für Unternehmen auf usp.gv.at können notwendige Informationen gefunden werden und Amtsservices rasch, unkompliziert und elektronisch mit Hilfe der Handy-Signatur genutzt werden. Allfällige Gebühren werden elektronisch bezahlt. Die Behörde bearbeitet den elektronischen Akt im internen Workflow-System.

Der – im positiven Fall genehmigte – Antrag wird zuverlässig durch die elektronische Zustellung an den "MeinPostkorb" versendet. Die elektronische Zustellung ermöglicht es den Behörden, Dokumente – auch jene die nachweislich (RSa, RSb) zuzustellen sind – komfortabel und kostengünstig elektronisch zu übermitteln. Die Empfänger profitieren von der rascheren Erledigung. Der "gelbe Zettel" und der zusätzliche Gang zum Postamt entfallen.

Voraussetzungen für die reibungslose Abwicklung von Online-Diensten
 

  • Online-Dienste müssen für alle Menschen leicht handhabbar, übersichtlich und gut zugänglich sein. Die Inhalte und Services müssen daher so gestaltet werden, dass die Richtlinien der Web Accessibility Initiative (WAI) berücksichtigt werden. Mit einem österreichweiten Formular-Styleguide werden Nutzerfreundlichkeit (Usability) und Zugänglichkeit (Accessibility) sichergestellt.
  • Portale wie etwa oesterreich.gv.at müssen nach den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger ausgerichtet sein (Aufbau nach Lebenslagen z.B. Geburt, Heirat) und erleichtern die Inanspruchnahme der Amtsservices.
  • Daten müssen sicher übertragen und verwahrt werden. Erreicht wird das durch Festlegen von Sicherheitsklassen bis hin zur Verschlüsselung.
  • Für Gebühren und Abgaben ist eine elektronische Zahlung mit Zahlungsbestätigung des Zahlungsinstituts an die Behörde erforderlich.
  • Es muss eine zuverlässige elektronische Zustellung von Schriftstücken geben.

Das Konzept "Bürgerkarte" als Basis für Online-Verfahren

Die Verwendung der Bürgerkarte (Handy-Signatur) in einem elektronischen Amtsweg im Internet ermöglicht die eindeutige Identifizierung und Authentifizierung des Bürgers vor der Behörde.

Das Konzept "Bürgerkarte" sieht vor, dass eine eindeutige Beziehung zwischen Bürgerkarte (Handy-Signatur) und Besitzer, die sogenannte Personenbindung, hergestellt wird. Die Bürgerkarte (Handy-Signatur) hat den Vorteil, dass nicht nur die Datensicherheit erhöht wird, sondern man muss sich auch nicht mehr eine Vielzahl von verschiedenen Passwörtern merken. Mit der Handy-Signatur oder Bürgerkarte hat jede Bürgerin und jeder Bürger einen "zentralen Schlüssel" in der Hand.

Bürgerinnen und Bürger können mit Hilfe von elektronischen Formularen Anträge stellen, die vielfach bereits im Internet ausgefüllt werden können. Für zahlreiche Amtsservices ist eine Identifizierung des Antragstellers und damit eine Zuordnung des Verfahrens zur richtigen Person erforderlich. Die Handy-Signatur stellt in diesen Fällen eine eindeutige Identifikation in E-Government-Verfahren sicher. Um ein Höchstmaß an Datenschutz zu gewährleisten, wird dazu von der Behörde eine bereichsspezifische Personenkennzeichnung von der Stammzahl abgeleitet. Die Stammzahl selbst darf in keinem Verfahren gespeichert werden, sondern ist nur eine mathematisch unumkehrbare Ableitung derselben. Diese Ableitung wird aus der Stammzahl sowie einer eindeutigen Kennung des Verfahrens errechnet.

Elektronische Zahlung (E-Payment)

Ein durchgängiges E-Government schließt die Bezahlung von Gebühren und Abgaben auf elektronischem Weg ein. Eine Überweisung muss auf elektronischem Weg sicher und unabstreitbar durchgeführt werden können. Die E-Government-Strategie des Bundes sieht eine Öffnung der Verfahren und eine weitgehend automatisierbare Abwicklung vor. Das schließt notwendige Bezahlvorgänge mit ein. Konkret bedeutet das, dass Applikationen offen für alle bestehenden, aber auch für alle zukünftigen am Markt vorhandenen Bezahlsysteme sein sollen.

Der mögliche Bogen von Bezahlsystemen reicht dabei von der Bareinzahlung bei der Amtskassa, über Überweisungen und Kreditkarten bis zum M-Commerce, der Bezahlung mit Mobiltelefonen. Aus dieser Forderung der Offenheit leitet sich unmittelbar die Unabhängigkeit der einzelnen Applikation von der konkreten Abwicklung der Bezahlung ab. Daher wurde die Spezifikation EPS2 (e-payment standard - Version 2) für Online-Bezahlvorgänge erarbeitet.

Die elektronische Zahlung im E-Government funktioniert wie bei Einkäufen in vielen Internet-Shops. Die Behörde bekommt noch während der Verfahrensabwicklung die elektronisch signierte Rückmeldung der erfolgten Zahlung. Die Behörde muss nicht, wie es in den Zeiten des Zahlscheins üblich war, auf den Zahlungseingang warten, um das Verfahren abzuschließen, sondern kann sofort loslegen. Sobald in einem Online-Formular die Zahlungsform "EPS-Online-Überweisung" auswählt wird, erfolgt eine Weiterleitung auf die Seite des Online-Banking Systems der Bank.

Elektronische Zustellung

Eine Online-Transaktion besteht nicht nur aus der Antragstellung, sondern auch aus der Zustellung der Erledigung durch die Verwaltung. Da eine Zustellung über eine bloße E-Mail nicht den Sicherheitsstandards entspricht, erfolgt die Zustellung verstärkt über die sogenannte Elektronische Zustellung. Diese hat den Vorteil, dass die Übertragung sicher ist. Auf die zugestellten Dokumente kann nur von den jeweils berechtigten Empfängern mittels Handy-Signatur zugegriffen werden. Die Abholung löst eine Empfangsbestätigung aus, die an die Behörde übermittelt wird. Die elektronische Zustellung ist für die Empfänger kostenlos.

Die elektronische Zustellung für Bürgerinnen und Bürger erfolgt in "MeinPostkorb" von oesterreich.gv.at. Für Unterrnehmen erfolgt die elektronische Zustellung in "MeinPostkorb" im Unternehmensserviceportal. Alle Unternehmen sind seit 1. Jänner 2020 zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Weiters sind Unternehmen ausgenommen, die über keinen Internetanschluss beziehungsweise notwendige technische Voraussetzungen verfügen.

RSa-/RSb-Briefe elektronisch empfangen 

Diese Möglichkeit wird für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen immer wichtiger. Einer der entscheidenden Vorteile ist, dass man nicht mehr "zur Post gehen" muss, um ein behördliches Schriftstück abzuholen. Eine elektronisch zugestellte "Einschreibsendung" wird zumindest 14 Tage in "MeinPostkorb" bereitgehalten und noch weitere acht Wochen im elektronischen Postfach zur Verfügung gestellt. Vorübergehende Abwesenheiten, wie etwa Urlaub oder Krankenstand, können gemeldet werden. Während dieser Zeit werden keine Sendungen elektronisch zugestellt. In diesem Fall wird die Zustellung per Post versendet.

Hinweis

Im Unternehmenskontext können Berechtigte, nach erfolgreicher Anmeldung beim elektronischen Postfach "MeinPostkorb" im Unternehmensserviceportal, behördliche Schriftstücke – auch jene die nachweislich (RSa, RSb) zuzustellen sind – online abrufen.

Registrierung zur elektronischen Zustellung für Unternehmen

erfolgt direkt über "MeinPostkorb" im angemeldeten Bereich des Unternehmensserviceportals. Dafür ist lediglich die Zuweisung der Rolle "Postbevollmächtigte" bzw. "Postbevollmächtigter" in der USP-Administration durch USP-Administratoren sowie die Aktivierung einer oder mehrerer Unternehmens-E-Mail-Adresse(n) durch Postbevollmächtigte in "MeinPostkorb" notwendig. Wenn Sie eine neue Zustellung erhalten, erfolgt eine Verständigung von "MeinPostkorb" an diese E-Mail-Adresse(n). Einzelvertretungsbefugte Personen erhalten die Rolle "Postbevollmächtigte" bzw. "Postbevollmächtigter" automatisch zugewiesen und können sofort in "MeinPostkorb" einsteigen.

Registrierung für elektronische Zustellung für Bürgerinnen und Bürger

Bürger können sich über oesterreich.gv.at bzw. über die "Digitales Amt“-App für "MeinPostkorb" registrieren und ihre Zustellstücke dort einsehen und abholen. Für die Registrierung zur elektronischen Zustellung ist zunächst eine Anmeldung im angemeldeten Bereich von oesterreich.gv.at bzw. der App "Digitales Amt" mittels Handy-Signatur erforderlich. Im Anschluss ist die Registrierung für das Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung über "MeinPostkorb" möglich, indem die eigene E-Mail-Adresse/die eigenen E-Mail-Adressen hinterlegt und verifiziert werden. An diese E-Mail-Adresse/ E-Mail-Adressen werden Verständigungen über den Eingang neuer Nachrichten in "MeinPostkorb" geschickt.

E-Rechnung an die Verwaltung

Seit 1. Jänner 2014 sind Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen.

Die Einbringung von E-Rechnungen an die Verwaltung ist über das Unternehmensserviceportal möglich. Nach einer ersten Prüfung auf formale Fehler wird die elektronische Rechnung an die entsprechende Dienststelle weitergeleitet. Eine Rechnungskopie im PDF-Format wird automatisch erzeugt und an die in der elektronischen Rechnung angegebene(n) E-Mail-Adresse(n) als Bestätigung der Einbringung rückübermittelt. Hat die Rechnungseinbringung nicht funktioniert, macht das System den Absender darauf aufmerksam.

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen an die Verwaltung und die daraus resultierende automatische Verarbeitung beschleunigen Verwaltungsabläufe und helfen, Kosten zu sparen. Neben den Einsparungen bei den Portogebühren führt die E-Government-Lösung auch zu einer CO2-Reduktion.

Weiterführende Informationen

Kontakt

Digitalisierung und E-Government: digitalisierung@bmdw.gv.at