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Amtssignatur

Die Amtssignatur ist die digitale Unterschrift auf Behördenschriftstücken.

So wie im E-Government eine Person mit ihrer Handysignatur Anträge digital signiert, gibt es auch seitens der Behörde eine digitale Unterschrift. Diese wird Amtssignatur genannt. Die Amtssignatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel im Sinne der eIDAS-VO (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt). Weitere Informationen zum rechtlichen Rahmen finden Sie unter
Rechtlicher Rahmen der digitalen Verwaltung.

Bringt eine Behörde die Amtssignatur auf Bescheide und andere Erledigungen auf, macht sie damit kenntlich, dass es sich um ein Behördenschriftstück handelt. Anhand der Amtssignatur ist zum einen erkennbar, von welcher Behörde das Dokument stammt und zum anderen gewährleistet sie die Prüfbarkeit des Dokuments.

Prüf- und Testmöglichkeiten

  • Signaturprüfung der RTR – Rundfunk u. Telekom Regulierungsbehörde (Aufsichtsstelle gem. SigG)
  • Funktionstest der Handy-Signatur oder Bürgerkarte der A-Sit (Bescheinungsstelle gem. SigG)
  • Rückführbarkeit oder "Verifizierbarkeit" für zB die Rückführbarkeit einer Strafregisterbescheindigung der Stammzahlenregisterbehörde (ESrB - Ergänzungsregister für sonstige Betroffene)     
Amtssignatur - Muster
Empfohlene Darstellung der Amtssignatur (Muster) Foto: BKA

Die Amtssignatur muss über bestimmte Merkmale verfügen, mit denen die Sicherheit der Signatur oder des Siegels an sich und die Gültigkeit des Dokumentes bei einem Ausdruck auf Papier gewährleistet ist. Das E-Government-Gesetz hält in § 19 fest, dass neben der Bildmarke und der Information der Prüfbarkeit der Signatur oder des Siegels auch ein Hinweis enthalten sein muss, dass das Dokument amtssigniert wurde. Damit alle Beteiligten im E-Government die Amtssignatur leicht erkennen können, egal ob Bürgerin oder Bürger, Unternehmen oder Behörden, ist ein einheitliches Erscheinungsbild sinnvoll.

Neben der Hoheitsverwaltung darf die staatliche Verwaltung nunmehr gemäß § 19 Absatz 2 E-Government-Gesetz auch im Rahmen der Privatwirtschaftsverwaltung die Amtssignatur verwenden. In einem solchen Fall muss jedoch zwingend im Feld "Hinweis" die Information entfallen, dass der Ausdruck des amtssignierten Dokuments auch die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde hat.

Amtssignatur iRd Privatwirtschaftsverwaltung
Amtssignatur im Rahmen der Privatwirtschaftsverwaltung Foto: BKA

Mit der Amtssignatur wird dem Empfänger erkenntlich gemacht, dass es sich um ein amtliches Dokument handelt, daher muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel im Sinne der eIDAS-VO (§ 19 Abs. 1 E-GovG)
  • die Erkennbarkeit der Herkunft muss durch ein entsprechendes Attribut (die Verwaltungseigenschaft der Behörde) im Zertifikat ausgewiesen werden
  • darf ausschließlich von Auftraggebern des öffentlichen Bereichs bei der elektronischen Unterzeichnung oder bei der Ausfertigung der von ihnen erzeugten Dokumente verwendet werden (§ 19 Abs. 2 E-GovG)
  • muss in Ansichten des signierten/besiegelten elektronischen Dokumentes durch eine Bildmarke sowie durch einen Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt werden (§ 19 Abs. 3 E-GovG)
  • die Informationen zur Prüfung sind vom Auftraggeber des öffentlichen Bereichs bereitzustellen (19 Abs. 3 E-GovG)

Ein auf Papier ausgedrucktes elektronisches Dokument einer Behörde hat die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde, wenn das elektronische Dokument mit einer Amtssignatur versehen wurde. Die Amtssignatur muss durch Rückführung des Dokuments aus der ausgedruckten in die elektronische Form prüfbar oder das Dokument muss durch andere Vorkehrungen der Behörde verifizierbar sein. Das Dokument hat einen Hinweis auf die Fundstelle im Internet, wo das Verfahren der Rückführung des Ausdrucks in das elektronische Dokument und die anwendbaren Prüfmechanismen enthalten sind, oder einen Hinweis auf das Verfahren der Verifizierung zu enthalten.

Zentrale Informationstechnologie-Dienstleister der Verwaltung bieten das Service der Amtssignatur auch als sogenanntes Shared Service an.

Hinweis

Für Behörden und Ämter: Bestellung der Amtssignatur

Es gibt kostenfreie Module, mit denen sich Online-Applikationen in die jeweilige Verwaltungs-Informationstechnologie-Infrastruktur integrieren lassen.

Leitfaden Amtssignatur
Der Leitfaden soll eine Hilfestellung bieten und für die Einführung der Amtssignatur eine Anleitung liefern: von der Bestellung des Zertifikates bis hin zur Erstellung der Bildmarke und der Auswahl geeigneter technischer Signatur- und Prüfanwendungen.

Spezifikation Layout zur Amtssignatur
Das Dokument legt das Aussehen der Amtssignatur im Detail fest, um einerseits ein einheitliches Auftreten gegenüber den Bürger/innen zu erreichen, andererseits, um die automatisierte Rekonstruktion und Verifizierung von PDF-Amtssignaturen zu erleichtern.

Für weitere Fragen zur Umsetzung wurden oft gestellte Fragen zusammengefasst. Weitere Informationen sind zu finden unter FAQs Amtssignatur.

Bildmarke zur Amtssignatur

Die Darstellung der Amtssignatur in Ansichten elektronischer Dokumente geschieht durch eine Bildmarke, die die Behörde als die ihre gesichert veröffentlicht hat.

Bildmarke - Muster

Gestaltungsbeispiel der Bildmarke:

1. Institutionsname (oben rund)

2. Wappen beziehungsweise Logo (in Mitte platziert)

unten: fixes Element "Amtssignatur"

Die grafische Gestaltung der Bildmarke obliegt der jeweiligen Behörde. Das E-Government-Gesetz legt zur Bildmarke lediglich fest, dass die Behörde diese gesichert im Internet zu veröffentlichen hat. Die Bildmarke des BMDW wurde veröffentlicht unter Amtssignatur.

Aus der Sicht der Bürgerinnen und Bürger ist es empfehlenswert, dass die Behörden sich am vorgeschlagenen Beispiel der Bildmarke orientieren, um ein einheitliches Design der Bildmarke zu gewährleisten.

Hinweis

Für Behörden und Ämter: Bestellung der Bildmarke

Im Rahmen der Erstellung von Bildmarken zur Amtssignatur existiert ein Rahmenvertrag. Auf der Bestellplattform haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuelle Bildmarke entweder als Einzel- oder als Sammelbestellung aufzugeben. Benützen Sie dabei den vordefinierten Entwurfsrahmen unter Spezifikation Layout zur Amtssignatur.

Schicken Sie die Bestellung als signiertes E-Mail an jumptomorrow gmbh.

Nach Fertigstellung Ihrer Bildmarke erhalten Sie per E-Mail die Zugangsdaten für die Download-Plattform. Dort ist Ihre Bildmarke zu Ihrer Amtssignatur in wenigen Schritten downloadbar. Die Zugangsdaten erhalten Sie auch per Post gemeinsam mit Ihrer Rechnung. Die Fertigstellung einer Bildmarke sollte nicht länger als zehn Werktage dauern. Die Kosten für die individuelle Bildmarke zu Ihrer Amtssignatur betragen 110 Euro exkl. Umsatzsteuer.

Weiterführende Informationen

Kontakt

Digitalisierung und E-Government: digitalisierung@bmdw.gv.at